Assinatura eletrônica de documentos, o que é?

Em Empreendedor e autônomo! MEI e ME! por André M. Coelho

No Brasil, não são necessárias assinaturas manuscritas para que um contrato seja considerado legalmente válido. Uma vez que os indivíduos legalmente competentes atingiram um acordo escrito, verbal ou eletrônico, esse contrato é considerado válido. As assinaturas digitais ou eletrônicas facilitaram e agilizaram os trâmites burocráticos no país, pois facilitam que documentos, contratos, e mais sejam assinados de forma digital, rápida e fácil.

Assinatura eletrônica: o que é?

É um código único em formato digital e criptografado que comprova que um indivíduo ou empresa tem ciência de um certo documento e concorda com ele. Em outras palavras, o código é inserido no documento e contrato quando a pessoa ou empresa concorda com tudo que ali está, efetivamente “assinando” o documento. Como é única a assinatura e verificável por criptografia, há uma maior garantia de segurança no processo.

Assinatura eletrônica em documentos na legislação

O Brasil tem um modelo legal de assinaturas eletrônicas em camadas, o que significa que quase todas as assinaturas eletrônicas são consideradas legalmente válidas, a menos que seja explicitamente declarado de outra forma. De acordo com a lei brasileira, as assinaturas digitais são consideradas válidas em contratos e documentos eletrônicos.

No entanto, para certas transações eletrônicas, uma ou ambas as partes podem ser necessárias para fornecer provas adicionais para provar que um contrato é válido. De acordo com o Código de Processo Civil Brasileiro, os registros eletrônicos podem ser usados para ajudar a apoiar a validade de um contrato.

A assinatura digital garante que documentos sejam certificados como legais por empresas e pessoas físicas nos meios digitais. (Imagem: Toggl)

Tipos de assinaturas eletrônicas

Existem três tipos diferentes de assinaturas eletrônicas aceitáveis:

Assinaturas eletrônicas padrão (SES): SES é uma assinatura que você desenha ou digita em qualquer dispositivo.

Assinaturas eletrônicas avançadas (AES): AES é uma assinatura que tem algum tipo de qualidade que é exclusivo para o signatário.

Assinaturas eletrônicas qualificadas (QES): esta é uma assinatura que é criada em um dispositivo de criação apropriada e vem com um certificado de assinatura qualificado.

Um SES é o tipo mais básico de assinatura eletrônica e não vem com qualquer verificação. Um QES é considerado o equivalente a uma assinatura manuscrita porque vem com um certificado de assinatura qualificado.

Para a maioria dos contratos de negócios gerais, uma SES é considerada apropriada. No entanto, existem certos tipos de documentos que exigirão uma assinatura QES.

Como criar uma assinatura digital online?

A criação de uma assinatura eletrônica pode ser feita com empresas especializadas neste tipo de assinatura. Para assinaturas necessárias de certificados digitais, é importante verificar se eles também tem versões para empresas.

Várias empresas, como a Docusign, Portal de Assinaturas, Clicksign, Autentique, entre outras, fornecem assinaturas digitais gratuitas. Porém, geralmente tem alguma limitação, como uma quantidade X máxima de documentos que podem ser assinados por mês.

Quem tem de realizar muitas assinaturas eletrônicas por mês, tem uma empresa, ou é um cidadão que precisa se preocupar com a privacidade e segurança dos documentos, deve procurar os modelos de assinatura eletrônica pagos e mais seguros.

Quando usar uma assinatura eletrônica SES?

Um SES é apropriado nas seguintes situações:

Documentos gerais de RH

Acordos de não divulgação (NDAs)

Acordos comerciais

Acordos de vendas

Acordos de licença de software

Quando é necessário uma assinatura digital QES?

No Brasil, é necessário um QES em todos os acordos de moeda cambial. E uma assinatura manuscrita será necessária para quaisquer documentos que precisam ser autenticados. Umsoftware de assinatura eletrônica pode ser usado para realizar transações eletrônicas. Com o software, você pode assinar documentos e contratos de qualquer dispositivo. Também são fornecidos documentos de assinatura para uma camada adicional de segurança. E é fácil acompanhar seus contratos com nossa trilha de auditoria.

Resumo da lei de assinatura digital e eletrônica

O Brasil tem um sistema em camadas para assinaturas eletrônicas e padrões específicos são colocados em prática para que tipo de assinatura eletrônica é necessária. Um contrato é geralmente válido quando as partes atingem um acordo que seja expressa verbalmente, por escrito, por meios eletrônicos, ou por qualquer outra tecnologia, ou por sinais inequívocos.

Em algumas posturas, quando as assinaturas digitais são necessárias, elas precisam atender aos seguintes critérios a serem equivalentes a assinaturas manuscritas.

Os dados da criação de assinaturas são, dentro do contexto em que são usados, ligados exclusivamente ao signatário

Os dados da criação de assinaturas são, no momento da assinatura, sob o controle exclusivo do signatário e de nenhuma outra pessoa

Qualquer alteração para a assinatura eletrônica, feita após o tempo de assinatura, é detectável

Qualquer alteração feita às informações (para a qual a assinatura eletrônica se relaciona) após o tempo de assinatura é detectável

O documento é certificado pela infraestrutura de chave pública reconhecida pelo governo do Brasil (PKI).

Quando não usar assinaturas digitais ou eletrônicas?

As assinaturas digitais ou eletrônicas não são recomendadas para:

Documentos que requerem notarização

Transações imobiliárias

Licenças de casamento

Ficou alguma dúvida? Deixem nos comentários suas perguntas e iremos responder!

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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