Começar o dia com as tarefas mais difíceis ou mais fáceis?

Em Motivação no trabalho por André M. Coelho

Olhando fixamente para a sua lista de coisas a fazer, é provável que você vá para as tarefas são mais fáceis, talvez as que são mais divertidas e não requerem qualquer pensamento pesado. É a procrastinação no seu melhor aspecto, adiando as tarefas mais difíceis (e provavelmente mais importantes) para mais tarde. No entanto, sua experiência geral de trabalho será intensificada se você fizer as tarefas mais difíceis primeiro.

Começar com as tarefas mais difíceis ajuda na produtividade

Cientistas comportamentais tem mostrado, em muitos casos, como uma experiência pode ser otimizada se as partes mais dolorosas ocorrem logo no início do dia. O raciocínio é simples: nós preferimos quando uma experiência fica melhor com o tempo, não pior. Se esta é a forma como os seus dias correm, em geral, você vai se lembrar dele como sendo um bom dia e vai deixar você mais feliz, simplesmente porque o seu dia ficou ainda melhor com sua continuação.

A influência psicológica na produtividade

Graças à nossa psicologia, os seres humanos favorecem o caminho de menor resistência. Isso faz sentido, por muitas razões. Por um lado, é um mecanismo de sobrevivência: é claro que você vai pegar a comida que é mais fácil de obter. Ao mesmo tempo, nós, humanos, também odiamos lidar com os problemas repetitivos. Pense sobre a inspiração para a máquina de lavar: lavar suas roupas às mãos é uma tarefa difícil e complicada. Por isso, faz sentido que seríamos levados a encontrar uma solução que elimine essa tarefa, inventando algo que poderia automatizar o processo.

E na falta dela também

Mas às vezes a nossa vontade de seguir o caminho mais fácil pode se voltar contra nós, especialmente no local de trabalho. Pense sobre o último grande projeto e complicado com o qual você estava envolvido. Quais as tarefas que você ataca primeiro? Se você for como a maioria das pessoas, você vai logo para as tarefas mais fáceis, ou seja, aquelas que você poderia terminar rapidamente e que lhe permitiu ter uma sensação de realização. Muito menos as pessoas diriam que foram atrás das tarefas mais difíceis primeiro, porque, bem, elas são mais difíceis de fazer.

Quando os primeiros passos do seu dia são os mais longos, sua rotina vai parecer muito mais produtiva e completa do que começando com pequenos passos. (Foto: blog.kerrygaynormethod.com)

O que são as tarefas mais difíceis no seu trabalho?

Quando pensamos sobre tarefas “mais duras”, o que poderia incluir algo que você nunca fez antes ou algo que você não sabe como fazer. Ou, poderia até ser algo que você teve dificuldades com no passado, razão pela qual você pode querer adiar a trabalhar para resolver alguma coisa mais fácil em seu lugar. Mas quando você as faz depois das tarefas mais fáceis primeiro, pode ser menos viável.

Descobrindo obstáculos e imprevistos durante a tarefa

Fazer as coisas mais difíceis primeiro significa que é mais provável encontrar obstáculos inesperados no início do projeto. Encontrando dificuldades no início, significa que você tem mais tempo para lidar com eles antes de perder um prazo.

Vamos pensar em um exemplo onde você tem um projeto para ser entregue no prazo de uma semana. Vamos dizer que a tarefa se trata de completar sete tarefas distintas, das quais cinco são fáceis e duas que são difíceis. Agora, se você passar os primeiros dias executando as tarefas fáceis, você pode sentir que você fez um bom progresso em direção a seu objetivo. Mas, você também empurrou com a barriga as tarefas mais desafiadoras para a última hora. O que acontece, então, se essas tarefas demoram mais para fazer do que você se permitiu para completá-las? E se você de repente percebeu que a tarefa que você deixou para último vai realmente levá-lo duas, três ou até quatro dias para ser concluída? Você apenas aumentou o risco que você vai perder o seu prazo. Você também já tirou todo o tempo que você poderia ter usado para superar um obstáculo inesperado.

Em poucas palavras, é por isso que sempre ir para as tarefas fáceis primeiro nem sempre é viável. Se você vai para o trabalho mais difícil em primeiro lugar, por outro lado, você pode aumentar muito a probabilidade de finalizar seu projeto no prazo e dentro do orçamento.

Desperdice Menos

Ir atrás das coisas mais difíceis primeiro também aumenta a probabilidade de que você vai terminar o projeto. Muitos projetos são abandonados justamente porque, quando você faz as coisas fáceis primeiro, pode parecer demasiadamente difícil de continuar, uma vez que você precisa para seguir em frente a uma tarefa mais desafiadora.

Isso acontece como resultado de uma análise de custo-benefício com defeito. Você olhou para os benefícios do projeto, mas pesava apenas contra a primeira tarefa. Mas quando você percebe que o custo de fazer as tarefas mais difíceis (tempo, dinheiro, etc), você abandona o projeto, que transforma tudo o que você fez até agora no lixo.

Vamos usar outro exemplo, algo como ler um livro. A tarefa mais fácil quando se trata de leitura é comprar o livro, o que pode ser tão fácil quanto alguns cliques no computador. A parte mais difícil, é claro, está criar o tempo para realmente ler e processar o conteúdo do livro que você comprou. Mas há tantos livros bons lá fora, cheio de tantas boas idéias. Pode ser fácil encontrar a si mesmo clicando e pedindo um monte de livros que logo se acumulam nas suas prateleiras, só que você ainda não teve tempo de ler nenhum deles. Isso é algo que não é viável à longo prazo.

Agora, eu entendo que pode haver momentos em que você precisa abandonar um projeto ou um livro. Mas o que eu aprendi é que vale a pena ser muito intencional sobre os projetos que nós mesmo começamos ao fazer uma análise mais completa de custo-benefício futura.

Uma maneira de se forçar a fazer uma melhor análise custo-benefício é fazer as coisas mais difíceis primeiro.

Neste caso, você pode querer considerar fazer a tarefa mais difícil primeiro (lendo um livro que você já possui) antes de abordar uma outra tarefa fácil (comprar um livro). Afinal, você está desperdiçando seus recursos (o dinheiro que mantém as despesas em livros) e oportunidades para aprender algo novo (porque você ainda não teve tempo para ler).

Não há nada de errado em não ler um livro. Mas não seria bom poupar o dinheiro que você gastou em todos aqueles livros não lidos, muito menos toda a desordem extra que está causando?

http://youtu.be/Rg8tm1oX0t4

Projetos maiores, poupança maior

Esta abordagem pode pagar ainda melhor quando se trata de projetos maiores.

Vamos dizer que temos um grande projeto envolverá toda a importação de uma série de arquivos em um sistema. A parte difícil é construir a rotina de software que irá automatizar o processo. Depois disso, o trabalho é fácil: basta executar a rotina até que todos os arquivos sejam importados. Neste caso, você tem que fazer a difícil tarefa em primeiro lugar. Mas também pode fazer sentido procurar por outras tarefas mais difíceis envolvidas com o projeto antes de passar a correr os automatizados, mais fáceis.

Ao fazer isso, você então elimina grande parte do risco de que o projeto vai passar por cima dp orçamento ou nos dá uma melhor chance de avaliar cedo se é algo que queremos abandonar. No final, você verá que, ao fazer as tarefas mais difíceis primeiro, quase sempre criamos trabalhabilidade. E esta trabalhabilidade adicionada pode economizar tempo, dinheiro e dores de cabeça para você, que ajudam muito em qualquer coisa que você tenha que entregar.

O que você faz com suas tarefas? Como organiza sua rotina de trabalho? Compartilhe nos comentários suas técnicas e sugestões!

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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