Como administrar o tempo no trabalho?

Em Aconteceu na empresa por André M. Coelho

Você está tendo dificuldades em gerenciar seu tempo de trabalho? Aqui estão algumas sugestões rápidas para aumentar a sua produtividade e melhorar a gestão do tempo no local de trabalho, usando seu tempo de forma mais eficiente para crescer na carreira.

Administrando seu tempo: questione a si mesmo

É fácil ficar preso no trabalho menos importante e que o distrai de projetos mais importantes. Sempre pergunte a si mesmo se um trabalho é o melhor uso possível do seu tempo naquele momento. Se não for, pare o que você está fazendo e direcione seus esforços para outra atividade que vai lhe dar um maior retorno.

Como administrar o tempo: feche a porta

Se você achar que é difícil fazer seu trabalho por causa da quantidade de visitantes, não se acanhe em fechar a porta para desencorajar interrupções. Claro, você não quer bloquear as pessoas para fora o dia todo, mas esta é uma técnica particularmente útil quando você realmente precisa se concentrar por apenas algumas horas.

Como administrar o tempo pessoal e profissional: domine sua tecnologia

Você acha que o seu dia inteiro é consumido por telefonemas e emails? Você pode pensar que você está sendo eficiente respondendo uma nova comunicação assim que ela chega até você, mas não é verdade. Envie suas chamadas para o correio de voz e desative suas notificações por email. Em seguida, verifique suas mensagens uma vez na parte da manhã, uma vez após o almoço, e mais uma vez antes de sair do escritório. Você será capaz de responder a questões importantes e ainda terá tempo para terminar seus trabalhos e atribuições normais.

No espaço profissional, gerir bem seu tempo poderá proporcionar uma produtividade muito melhor e maiores possibilidades para o crescimento na carreira. (Foto: Project Guru)

Administre melhor seu tempo no dia a dia limpando a desordem

Algumas pessoas tem dificuldade em manter o foco porque as pilhas de desorganização as distraem das tarefas que precisam completar. Limpe a confusão de sua mesa e outras superfícies visíveis para apenas sobre a superfície de trabalho o que você está trabalhando atualmente. Dessa forma, sua visão e sua atenção não serão distraídos tão facilmente.

Anote tudo que você precisa fazer para organizar sua mente

Se a sua mente não parece se acalmar, e você continua pensando no milhão de outras coisas que você tem que fazer, mantenha um caderno em sua mesa e anote cada um destas tarefas que você precisa terminar. Esvazie para fora de sua cabeça, permitindo que você permaneça focalizado na tarefa em mãos, sem medo de esquecer algo importante.

Organize seus papéis e tarefas

Ao invés de simplesmente empilhar toda a sua papelada em um único lugar, considere a criação de uma série de arquivos de ação em um rack ou caixa em sua mesa com uma para cada tipo de tarefa. Você pode ter uma pasta para arquivar, uma para ler” uma para entrar em contato, ou qualquer outra coisa que faça sentido para seu trabalho. Quando você receber uma nova pilha de papéis e tarefas, tome um segundo para classificá-las nos arquivos apropriados, de acordo com a próxima etapa que você precisa tomar com cada item. Isso vale também para arquivos digitais e quaisquer outras tarefas nas quais você esteja envolvido. Isso ajudará bastante na gestão mais eficiente do seu tempo.

Agende as tarefas

Muitas pessoas são boas na criação de listas de tarefas, mas nunca parecem se movimentar para terminar qualquer uma delas Se você enfrentar esse tipo de desafio, tente realmente programar cada tarefa em uma agenda. Dedique um tempo em um dia específico para cada item em sua lista, bem como um tempo para organizar suas tarefas, e você vai se surpreender com a rapidez com que você terá tudo feito.

Regra dos 30 segundos

Nem todas as tarefas que você tem que fazer são iguais, e nem todas levam a mesma quantidade de tempo para serem completas. Alguns itens podem ser concluídos muito rapidamente, tais como marcar um site, arquivar um cartão de visita ou inserir um número importante no seu celular. Quando uma tarefa chegar até você, pergunte-se se ela pode ser concluído em 30 segundos ou menos. Se assim for, basta ir em frente, fazê-la, e terminar logo, te deixando com uma coisa a menos para se preocupar mais tarde.

Às vezes você pode procrastinar

Não é sempre o melhor uso do seu tempo para você enfrentar uma tarefa quando ela chega até você. Deixe itens de rotina que não tem prazo definido e que levam um pouco mais de tempo acumularem, e então lide com todo o pacote de uma só vez.

https://youtu.be/t2oNMU6MEow

Consolide as ações rotineiras para lidar melhor com seu tempo

Saltar de uma atividade para outra é uma grande perda de tempo. Se você arquivar um documento, então fazer uma ligação, e depois enviar um email, para então arquivar documento novamente, seu cérebro tem de mudar de marcha em cada etapa. Em vez disso, tente completar todo um tipo de tarefas antes de passar para o próximo grupo de tarefas. Faça todas as suas chamadas, faça todo o seu arquivamento e, em seguida, envie todos os seus emails. Você verá que você se move mais rápido e faz mais em um curto período de tempo do que quando você vai emendando as atividades.

Estes podem parecer tarefas simples, mas combinadas somam a uma grande melhoria na eficiência e gestão do tempo no local de trabalho.

Como você faz sua gestão do tempo no trabalho? Quais estratégias funcionam melhor para você?

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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