Como apresentar um projeto no trabalho?

Em Recursos Humanos por André M. Coelho

Gerentes de projetos novos ou inexperientes podem usar nosso exemplo de uma proposta de projeto para ajudar a criar e desenvolver suas próprias propostas. O esquema de proposta de projeto a seguir está em um formato genérico para que ele possa ser aplicado a vários tipos de circunstâncias e projetos.

À medida que você se senta para escrever seu próprio documento, tenha em mente que, embora alguns detalhes mudem necessariamente para acomodar seu tipo de projeto específico, alcance e indústria, a estrutura geral é mais ou menos a mesma para qualquer tipo de proposta de projeto.

Como apresentar um projeto escrito? As informações do projeto

Esta seção destina-se a fornecer uma imagem geral do projeto que pode ser vista de relance, bem como transmitir detalhes importantes do projeto. Para apresentar esse projeto, você precisa do seguinte:

Nome da Organização: empresa X

Título do projeto: projeto Y

Resumo do projeto: escreva um resumo em 2 a 4 frases do projeto

Calendário do projeto: data de início e fim estimados para o projeto

Preparado por: envolvidos na preparação do projeto.

Documentação anexada: lista dos documentos anexados.

Contatos do projeto: liste os indivíduos que estão envolvidos com o projeto e podem ser contatados. Certifique-se de incluir seu nome, título, função no projeto, bem como números de telefone e endereços de e-mail

Escrever um projeto com qualidade fará toda a diferença na aprovação do mesmo no ambiente de trabalho. (Foto: PDUs2GO)

Como apresentar um projeto para o chefe: resumo do projeto

O objetivo desta seção é apresentar os motivos para fazer este projeto, bem como indicar todos os objetivos do projeto. Nesta seção em particular, é muito importante escrever de forma concisa e clara. Alguns profissionais em projetos sugerem escrever o resumo do projeto por último. Antes de começar a escrever, você deve ser capaz de responder às seguintes perguntas:

Por que você está fazendo esse projeto?
O que você vai estar fazendo?
Como você estará fazendo isso?
Quem vai fazer isso?
Onde será feito?
Quanto tempo vai demorar?
Quanto vai custar?

Antecedentes do projeto

Explique quais as necessidades ou problemas que você está tentando resolver e por que essas necessidades/problemas valem a pena resolver. Você também deve fornecer uma breve configuração e história por trás do projeto. Esta seção não deve ter mais do que uma página. Inclua referências à documentação de suporte, como artigos de pesquisa e publicações da área. Esta informação pode ser colocada no índice no final.

Objetivos e metodologia do projeto

Indique explicitamente quais os objetivos que o projeto pretende alcançar.

Objetivo 1
Objetivo 2
Objetivo 3

Logo depois, deve ser detalhada a metodologia para o projeto, com detalhes do plano de como os objetivos do projeto serão alcançados. Em geral, ele começa com uma descrição da abordagem geral. Em seguida, fornece detalhes sobre metodologia, os alvos a serem abordados e como os problemas antecipados serão gerenciados.

Resumo da abordagem do projeto

Escreva alguns parágrafos curtos ou tópicos em sua abordagem geral para o projeto. Inclua como a equipe do projeto será organizada, quais ferramentas de desenvolvimento e colaboração serão usadas e como o plano será atualizado ao longo do caminho.

Desagregação do trabalho e estimativas de tempo das tarefas

Nesta seção você deve criar um cronograma de projeto detalhado. Faça uma lista das tarefas que serão realizadas para este projeto, certifique-se de que a lista é detalhada o suficiente e as tarefas quebradas o suficiente para expor os riscos e fazer estimativas razoáveis nas horas necessárias. Você pode querer incluir um gráfico de objetivos nesta seção.

O que o projeto pode entregar?

Faça uma lista do que o projeto pode entregar. Estes são os produtos, informações, relatórios, etc., que serão entregues ao cliente no final e durante todo o período do projeto. Certifique-se de incluir uma descrição da entrega e uma data de entrega estimada.

Gerenciamento de risco do projeto

Esta seção detalha os principais riscos do projeto e delineia os planos para aliviá-los ou controlá-los. Certifique-se de abordar a probabilidade de cada risco, bem como o seu impacto no projeto e na organização de todo o projeto.

Plano de Gerenciamento de Risco e Registro de Riscos

Este é o plano de ação detalhado para minimizar e conter quaisquer fatores de risco que possam surgir à medida que o projeto progride. Certifique-se de incluir na lista itens e todos os esforços necessários para resolver e lidar com cada um dos riscos.

Custos do Projeto

Nesta seção, você precisará estimar o custo total do projeto.

Orçamento para o projeto

Um orçamento detalhado de itens deve ser dividido em categorias como salários, benefícios, viagens, suprimentos e equipamentos. Certifique-se de incluir também quaisquer custos indiretos que serão associados ao projeto.

Narrativa do orçamento

A narrativa do orçamento é basicamente uma lista de comentários necessários para esclarecer e justificar os valores do seu orçamento para o projeto.

Demonstrações Financeiras Adicionais

Algumas propostas de projetos podem exigir demonstrações financeiras adicionais, como demonstração de ganhos e perdas, uma declaração fiscal recente, um relatório anual ou uma lista de fontes de financiamento.

Conclusão

Apresentar um projeto escrito baseia-se em escrever um projeto bem estruturado e conciso. Na seção de conclusão do seu projeto, você deve tentar atar todas as informações acima em um breve resumo que explica o valor potencial do projeto e enfatiza sua viabilidade. Essas informações também serão usadas na sua apresentação oral.

Apêndice e índice

É aqui que você deve colocar gráficos,, relatórios, e outros adicionais que foram citados na proposta, mas não foram apropriados para colocar no corpo principal do documento. O índice para consulta também deve entrar aqui.

Não se esqueça de fazer uma boa formatação do seu projeto com fontes, parágrafos, entre outros, para ter um projeto bem amarrado e fácil de ser consultado. Depois da apresentação do projeto escrito, pode ser solicitada a apresentação oral. Para isso, é necessário outro tipo de preparação. Mas com um bom projeto escrito, é meio caminho andado para a aprovação.

Já fez um projeto escrito no trabalho? Como apresentou o projeto?

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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