Como é calculado o custo de um funcionário?

Em Empreendedor e autônomo! MEI e ME! por André M. Coelho

Os empregados não são geralmente incluídos no custo direto de uma empresa e muitas vezes são negligenciados na determinação do custo final de produção. Mas quanto custa contratar e manter um empregado no Brasil?

Quanto custa um funcionário com carteira assinada: custos gerais

Nos negócios, os custos indiretos geralmente se referem a operações de despesas comerciais. Isso também é referido como despesa operacional. Os custos suplementares podem ser resumidos como o custo indireto associado aos materiais utilizados para o trabalho direto. Eles geralmente são classificados em três ramos principais: custo indireto de material, mão de obra indireta e todos os outros produtos diversos. O custo suplementar é um componente de custo muito importante, juntamente com materiais diretos e custos trabalhistas diretos. Exemplos de custos indiretos incluem aluguel, gás e eletricidade. Os custos indiretos incluem alguns dos seguintes:

Planilha de custo de funcionários: cuidado ao preencher

Em uma planilha de custos de funcionários, o maior erro é só contabilizar os custos relacionados ao salário do funcionário, sem considerar alguns dos custos indiretos que elencamos acima. Isso pode gerar um erro de cálculo que, no final das contas, pode resultar em custos não planejados para a empresa.

O cálculo do custo de um funcionário vai muito além do cálculo de impostos e dos custos relacionamentos ao pagamento do profissional. Custos com suprimentos, energia, entre outros são apenas alguns dos exemplos que devem entrar no cálculo. (Foto: Paychex)

Custo de um funcionário para a empresa: como fazer o cálculo?

Salário é o principal indicador que a maioria das pessoas usam para identificar quanto custa um funcionário. O salário é uma despesa do negócio e as companhias usam como meios de colocar uma etiqueta de preço na posição de um empregado. Várias coisas vêm à mente ao determinar um salário como, por exemplo, quanto uma certa posição de trabalho vale para a empresa.

Isso talvez seja mais fácil de estimar para posições que trazem diretamente dinheiro, mas e sobre o pessoal que não traz dinheiro? Por exemplo, pessoal administrativo e de apoio? Eles fornecem uma forma indireta de dinheiro para a empresa, economizando dinheiro em vez de gastar.

Cada posição tem o seu lugar e determinar o seu valor baseia-se na empresa e suas demandas para o empregado. Esta é uma medida direta do valor de um empregado para a empresa e é muito óbvia, sendo mais importante até do que os custos definidos legalmente. A maioria das pessoas acredita que este é o elemento principal do cálculo do custo de um funcionário, mas há mais elementos que devem entrar no cálculo. Fique tranquilo se parecer muita informação, pois ao final do artigo daremos um resumo e a fórmula para o cálculo dos custos dos funcionários.

Suprimentos Operacionais

Geralmente, os suprimentos operacionais são um custo relativamente menor das operações diárias, mas devem ser incluídos na estimativa de custos operacionais ou de fabricação. Tais custos incluem itens diversos, como óleos de lubrificação para fabricação, material de escritório, ferramentas e muito mais. São custos que um número maior de funcionários vai influenciar diretamente. Por exemplo, em uma oficina mecânica que está contratando um novo profissional, haverá custos de novas ferramentas e equipamento para que os profissionais possam realizar os trabalhos simultaneamente. Os custos médios destes suprimentos são calculados geralmente somando o total de todos esses custos e dividindo pelo número de funcionários atual.

Custo das Instalações

A menos que você está contratando alguém que está continuamente viajando, a maioria dos funcionários vão exigir espaço de trabalho. Obviamente, o aluguel por metro quadrado varia dependendo das instalações Mas quantos metros quadrados um funcionário precisa? Isso varia e geralmente, não é necessário aumentar um espaço para ter mais funcionários, e nem toda empresa terá esse custo. Porém, mais funcionários resultarão em mais gastos com contas de água e de luz, pelo menos. Novamente, o custo do funcionário é calculado somando o total de gastos com aluguel, água, luz e outros utilitários e dividindo pelo número de funcionários atual.

Outros equipamentos

O básico nestes dias tem de incluir um computador e telefone para funcionários de escritório. Mesmo com diminuições nos preços de computadores, os custos podem ser altos, principalmente para profissões que dependem de computadores mais potentes. Não se esqueça de que todos os softwares existentes exigirão uma atualização em algum momento, o que exigirá mais recursos no futuro. Além disso, será necessário também trocar as peças do computador para mantê-lo atualizado. Há também custos com o EPI, que devem entrar nesse cálculo. Some os custos e divida pelo número de empregados atual. Você pode ser até mais específico e somar os custos para diferentes trabalhadores em diferentes áreas. Por exemplo, trabalhadores de escritório podem não precisar de EPI, mas precisam de computadores, enquanto trabalhadores do chão de fábrica precisam de EPI, mas não precisam de computadores. Para o escritório, some os valores dos computadores e divida pelo número de funcionários que trabalha no escritório. Para o chão de fábrica, some os custos com EPI e divida pelo número de funcionários que trabalha no chão de fábrica.

Benefícios dos empregados

Os benefícios dos empregados incluem vários tipos de compensação não-salarial fornecidas pelo empregador. Exemplos destes benefícios incluem: habitação, benefícios de aposentadoria, plano de saúde, creche, reembolso de custos, licença por doença, vale combustível, participação nos lucros e outros benefícios específicos. Benefícios não são necessariamente incluídos para cada posição e algumas empresas oferecem um montante máximo de benefícios, enquanto outras oferecem nenhum. Estes valores devem ser somados aos custos do funcionário.

Custos com o carro da empresa

Se o novo funcionário significa a compra de um novo veículo para a empresa, então além dos custos de compra e manutenção do veículo, entram também os custos com o seguro do mesmo no cálculo do salário do funcionário que está dirigindo o veículo. Some todos os valores envolvidos no custo geral de um veículo e coloque nos custos salariais do funcionário. Se o veículo for financiado, coloque os custos das parcelas no custo do funcionário.

Impostos, provisões e custos diretos

Para calcular os impostos que incidem sobre um empregado, você pode usar calculadoras online, planilhas do SEBRAE ou seu contador para estabelecer os custos exatos que caem sobre seu funcionário. Cada regime de tributação de empresa terá custos diferentes para empresados, tais como SIMPLES, MEI, Lucro Real e Lucro Presumido. Porém, as calculadoras online fazem um ótimo trabalho para calcular o salário já com os impostos, deixando também claro quanto cada imposto incide sobre os custos. Entram também as provisões sobre o salário, como por exemplo férias e 13º. Entram também nesse cálculo adicional de periculosidade, insalubridade, adicional noturno, horas extras, entre outros.

Exemplo do cálculo do custo de um empregado

Vamos dar uma olhada em um exemplo de funcionário e ver o que eles estão realmente custando a empresa. Um engenheiro elétrico com remuneração de R$5800 brutos mensais na folha de pagamento. Vejamos os custos envolvidos para esse funcionário, para uma empresa que oferece certos benefícios e é optante do SIMPLES Nacional:

O funcionário não faz horas extras e não recebe adicionais de periculosidade, noturno, ou insalubridade, e recebe 2 vales transporte para cada um dos 20 dias de trabalho mensais, no valor de R$3,5 cada vale. Seus custos serão de:

Provisão de férias mais 1/3: R$644,44
Provisão 13º salário: R$483,33
50% multa do FGTS: R$232,00
Aviso Prévio: R$483,33
FGTS sobre 13º salário: R$38,67
Multa de 50% do FGTS sobre o 13º salário: R$19,33
FGTS sobre aviso prévio: R$38,67
Multa de 50% do FGTS sobre aviso prévio: R$19,33
FGTS sobre férias mais 1/3: R$51,56
Multa de 50% do FGTS sobre férias mais 1/3: R$25,78
Salário mensal: R$5800,00
Recolhimento FGTS: R$464,00
Vale transporte: R$140,00

Estes custos diretos do funcionário se somam em um total de R$8.440,44. Os custos de suprimentos operacionais do setor do engenheiro elétrico somam-se em um total de R$2000 para 8 funcionários, o que significa um custo de R$250 por funcionário. Os custos de instalações somam-se em R$5000 para 10 funcionários, o que significa um custo de R$500 por funcionário. Outros equipamentos, que incluem um computador, somam-se em R$3000,00 por funcionário. Benefícios do empregador incluem um vale refeição no valor de R$300 e um plano de saúde no valor de R$400. O funcionário não tem um carro da empresa disponível.

Somando-se todos os custos, o engenheiro elétrico custa para a empresa um total de R$12.890,44. Vale lembrar que o custo de R$3000 para outros equipamentos é só para o primeiro mês, mas esse custo pode ser distribuído ao longo de 12 meses, por exemplo, o que resulta no funcionário custando um total de R$10.140,44.

Analisando os custos de um funcionário

O conteúdo deste artigo é para abrir seus olhos e entender verdadeiramente custo de funcionários em qualquer empresa. Lembre-se de calcular o custo do empregado não é tão simples como o exemplo apresentado e as taxas podem mudar com base na região que a empresa está localizada. O exemplo é um meio de colocar os custos gerais em perspectiva. Você não pode esperar que o único custo para a empresa, por empregado, é o salário base oferecido. O custo indireto é tão importante quanto o custo direto. O custo indireto deve ser entendido a fundo, ou pode quebrar sua empresa quando não considerado. Lembre-se de monitorar gastos gerais e obter um verdadeiro custo do que sua empresa paga por cada um de seus funcionários.

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Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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