Como dar uma advertência verbal? Modelo de advertência escrita e de suspensão!

Em Legislação trabalhista e MTE por André M. Coelho

Advertência verbal, advertência escrita, e suspensão são as três punições possíveis que podem ser aplicadas a um funcionário antes de uma demissão por justa causa. Tais punições tem as funções de educar os funcionários para os procedimentos e comportamentos que são esperados dele dentro da empresa, avisá-los do ato errado que eles cometeram, e proteger a empresa de qualquer problema legal que os erros cometidos pelo funcionário possa vir a causar.

A aplicação da advertência não deve ser apenas uma aplicação feita de qualquer jeito. Tem que ser bem aplicada, de forma a evitar que o problema se repita e realmente explicando, em detalhes, por que a punição está sendo aplicada.

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Advertência verbal: como aplicar?

O mais importante de uma advertência verbal é aplicá-la o mais rápido possível, para que ela não perca seu valor educativo. Mas isso não significa que você deva ser impulsivo. Respeitar algumas etapas pode fazer uma grande diferença na advertência verbal.

Prepare a advertência pensando em como descreverá o problema, ação, ou comportamento do funcionário que saiu dos padrões da empresa. Responda você mesmo, como superior do empregado, às seguintes perguntas:

Existe alguma documentação escrita que mostra que o empregado está ciente dos padrões?
Existem quaisquer circunstâncias atenuantes (por exemplo, condições de negócios, direções conflitantes, doenças, situações familiares, etc)?
Arquivo do empregado tem algum comentário para documentação prévia (por exemplo, avaliações de desempenho, outras anotações).

Respondendo essas perguntas, a própria empresa poderá melhorar os processos, evitando que os erros se repitam com futuros empregados.

Quando os motivos para a advertência estiverem claros, e as possíveis causas esclarecidas, é hora de estabelecer um ambiente privado, com telefone mudo, para aplicar a advertência verbal ao funcionário. Vá direto ao ponto, deixando claro o motivo da advertência verbal, e explicando que não é uma punição, mas uma oportunidade para o funcionário se explicar e corrigir o erro. Explique o procedimento que foi errado e qual o procedimento correto esperado. Se necessário, ofereça ao funcionário um novo treinamento ou assistência para que esse erro não ocorra novamente.

Dê espaço para o funcionário fazer perguntas ao final de sua advertência, bem como justificar a causa. Existem gestores que preferem ouvir justificativas dos funcionários antes de aplicar a advertência, o que também é uma opção válida.

Na ficha do funcionário, registre “advertência verbal aplicada no dia XX/XX/XX às XX:XX, devido (explicar o motivo da advertência)”. Mostre ao funcionário e, preferencialmente, peça a ele para assinar, deixando claro que é uma advertência verbal, e não escrita. Não é obrigatória a assinatura, mas é um sinal de boa fé.

O funcionário e duas testemunhas devem assinar a advertência. No dia seguinte e na semana seguinte à aplicação da advertência, converse novamente com o funcionário para fazer um acompanhamento, e saber se ele está mesmo se adaptando para não receber uma advertência escrita. Veja se os superiores estão dando o suporte apropriado ao funcionário.

Aplicação correta da advertência trabalhista

Ao aplicar uma advertência trabalhista, o ponto mais importante é manter a calma e ter a consciência de que o funcionário deve ser devidamente orientado para não cometer o erro novamente. (Foto: marlonkaufmann.com)

Advertência por escrito: como aplicar?

A advertência por escrito é aplicada quando o funcionário repete a mesma falta que o levou a receber uma advertência verbal em um período inferior a 6/12 meses, e dependendo da gravidade da falta. Não há lei específica para o período máximo ou mínimo que uma advertência verbal continua valendo, estamos apenas adotando um prazo considerado pela jurisprudência atual e pela maioria dos sindicatos nas Convenções Trabalhistas.

Na advertência por escrito, será necessário escrever um contexto histórico do problema e do erro, e quando foi dado o aviso verbal. Devem ser também informados todos os procedimentos adotados pela empresa para dar o suporte necessário ao funcionário para que o erro não se repetisse (treinamentos, supervisão, gestão, aulas, cursos, etc). Expectativas claras para o futuro devem ser colocadas na advertência, para que o funcionário tenha clara noção do que é esperado dele para que seja mantido na empresa no futuro. Na advertência, o funcionário deve ser encaminhado aos programas de apoio ao funcionário, treinamento contínuo, aperfeiçoamento da empresa, e a legislação específica e a Convenção Trabalhista da categoria devem ser citados, com os artigos específicos que foram violados pelo funcionário para que ele recebesse a advertência.

Ao final da advertência, um trecho deve abrir espaço para o funcionário dialogar com o superior sobre o mérito da advertência, e a advertência deve deixar clara que a empresa estará sempre aberta ao diálogo e à revisão da advertência.

Por fim, chame o empregado em uma sala privada, sem interrupções, e explique verbalmente o conteúdo da advertência. Dê espaço ao final para o empregado se explicar, e como é a segunda advertência, explique que a próxima será uma suspensão.

O funcionário deverá assinar a advertência. Mais duas testemunhas além do superior imediato do empregado assinarão a advertência. Se o empregado optar por não assinar a advertência, ela ainda terá validade mesmo assim, e o empregado ainda terá direito a uma cópia. Anexe a segunda cópia a ficha do empregado.

Acompanhe o funcionário nos dias seguintes a aplicação da advertência, bem como o suporte que está sendo dado a ele.

Modelo de advertência escrita

(CNPJ, Nome da Empresa, Endereço da Empresa)

(Dados do funcionário)

(Data)

(Mencione a data da aplicação da advertência verbal anterior)

“Prezado(a),

No (DIA), você recebeu uma advertência verbal devido a (descrever o problema, citando também a legislação). No momento da advertência, você estava claramente ciente das expectativas para o seu desempenho e sua necessidade de melhorias, além do expresso suporte e treinamento por parte da empresa, comprovado por via dos certificados em anexo (anexar certificados de treinamento do funcionário). Apesar da advertência, o problema veio a se repetir no(s) dia(s) (colocar data da repetição da falha). Anteriormente discutimos os efeitos negativos que (o problema) tem sobre a produtividade, a segurança, e a situação da empresa.

Como resultado de (problema do funcionário), e de acordo com a (legislação vigente, normas técnicas e Convenção Trabalhista), estamos aplicando esta Advertência Escrita.

Em nossa discussão prévia, identificamos maneiras de atender (normas, legislação, padrões da empresa, convenção, etc), e a empresa está disposta a ajudá-lo. Por favor, informe-nos quais os obstáculos que impedem você de (resultados que devem ser obtidos).

Se você gostaria de discutir esta advertência com orientação, por favor entre em contato com (nome de um supervisor, coordenador, etc). Os mesmos programas de treinamento estão disponíveis para evitar que seja aplicada uma suspensão com a repetição da mesma falha.

Por favor, assine abaixo para indicar que você recebeu esta nota e entender as expectativas da empresa.”

O funcionário e duas testemunhas devem assinar a advertência. No dia seguinte e na semana seguinte à aplicação da advertência, converse novamente com o funcionário para fazer um acompanhamento

Como aplicar suspensão em um funcionário?

Deve ser seguido o mesmo modelo de aplicação da advertência escrita. A diferença é que depois de comunicada a suspensão e estabelecido o prazo da mesma (entre 24 e 72 horas é um prazo razoável), o superior imediato e a equipe devem ser comunicados da suspensão, afim de evitar problemas com o funcionário tentando trabalhar. A comunicação deve ser clara e antes da equipe e o superior imediato serem informados, o funcionário deverá ser avisado que sua suspensão será repassada aos outros funcionários da equipe e ao superior imediato. Tudo isso deve ser devidamente registrado em um documento, e colocado na ficha do funcionário, preferencialmente com a assinatura do mesmo e de duas testemunhas. Assim que o funcionário receber a suspensão, reúna-se com o superior imediato do funcionário primeiramente, e depois com o superior imediato e os funcionários do mesmo departamento/setor, comunicando apenas que nas próximas X horas o funcionário não será permitido a entrada na empresa devido a medidas administrativas tomadas, mas que já foram devidamente resolvidas com o próprio funcionário. A secretaria e segurança da empresa também deve receber comunicado escrito apenas especificando que a entrada do funcionário deve ser restrita devido a sanções administrativas impostas ao mesmo pelo período de X horas.

Modelo de carta suspensão

Quando suspender o funcionário, a carta deve ter duas vias, uma via para o funcionário, e uma via para anexar à ficha do funcionário.

“Prezado (Nome completo do funcionário),

Após a advertência verbal aplicada no dia (data da advertência verbal), e a consequente advertência escrita aplicada no dia (data da advertência escrita), ambas pelo motivo (explicar o motivo), estamos aplicando esta suspensão pelo período de (X dias).

Esta suspensão vem a ser aplicada como um último apelo pedagógico e punitivo ao funcionário antes do recurso da demissão por justa causa. A suspensão só veio a ser usada como recurso depois porque o funcionário cometeu a falta repetidamente, mesmo após os treinamentos e suportes devidamente oferecidos e ministrados pela empresa para que os erros fossem evitados, como comprovado em anexo (anexar certificados de treinamento do funcionário).

Ao funcionário, foi também disponibilizado meios de comunicação cabíveis para quaisquer problemas e necessidades para a execução de suas funções, meios os quais não foram devidamente utilizados.

Durante o período de suspensão, o funcionário não receberá quaisquer pagamentos, e não terá entrada autorizada na empresa. Os funcionários da secretária, vigilância, do setor do funcionário, e seus superiores imediatos serão comunicados de seu impedimento administrativo, para que o andamento do trabalho de outros não seja prejudicado e sua ausência seja compensada.

Da mesma forma, disponibilizamos os meios de treinamento, orientação, e aconselhamento para que esse erro não ocorra novamente assim que você retornar de sua suspensão.

Caso o erro venha a se repetir, seremos forçados a recorrer a uma nova suspensão ou medidas mais drásticas.

Quaisquer questionamentos ou dúvidas devem ser endereçados para (nome do responsável pelo funcionário ou quem está aplicando a suspensão).

Esperamos que haja a compreensão e colaboração para que essa situação não se repita e possamos criar um ambiente de melhor convívio a todos.”

Obtenha a assinatura do funcionário e de pelo menos, duas testemunhas. Sempre preze pela comunicação com o funcionário, nunca aumente a voz, deixe aberta a possibilidade da redenção e do treinamento, e nunca ache que o funcionário está fazendo por mal. Muitas vezes, ele está cometendo um erro simplesmente porque não sabe o erro que está cometendo.

Já teve que aplicar uma advertência a um funcionário? Como fez para aplicar a advertência? O funcionário conseguiu se recuperar depois?

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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