Como escolher um software para RH?

Em Recursos Humanos por André M. Coelho

Um sistema de informação de recursos humanos é um compromisso caro e intensivo em tempo para qualquer organização. Portanto, as organizações devem fazer sua devida diligência e envolvem as partes interessadas apropriadas no processo de avaliação e seleção. Muitas opções estão disponíveis em diferentes pontos, fornecendo diferentes níveis de funcionalidade.

Dada a importância da escolha, o empregador está fazendo, o pacote selecionado deve atender às suas necessidades atuais e ter a flexibilidade de crescer e expandir com a organização para o futuro previsível. No entanto, restrições de orçamentos, hardware e tempo afetarão a escolha feita. A seguir, é uma estrutura para obter a melhor escolha possível para a organização.

Etapa 1: avaliação inicial do software de RH

Primeiro, uma organização deve fazer a determinação se o processo de seleção será realizado por recursos internos de RH ou se a organização seria melhor servir para envolver um consultor desde o início. Para departamentos de RH menores ou profissionais de RH que não experimentaram esse processo antes, pode ser um pouco esmagador e envolver um enorme compromisso de tempo. Portanto, se o departamento tiver a necessidade, mas não tem tempo disponível para assumir o processo de coleta de dados e avaliação, contratar um consultor para ajudar neste processo pode ser uma escolha sábia.

Etapa 2: avaliar as necessidades do software para gerenciamento de RH

Ao iniciar o processo de selecionar um sistema para uma organização, os profissionais de RH devem olhar além das necessidades do departamento de RH e considerar os planos estratégicos da organização. Uma organização sobre o precipício de um período de crescimento agressivo terá necessidades diferentes do que uma que é “dimensionamento correto” ou operações de condensação. Tomar esses planos estratégicos, em consideração, ajudará a garantir que o sistema selecionado seja a escolha certa para a organização além do curto prazo.

Avaliar as necessidades organizacionais e departamentais será um esforço específico da empresa. De um modo geral, o tamanho e a amplitude das responsabilidades que o departamento de RH terá diferente da organização para a organização. Alguns departamentos serão responsáveis pela folha de pagamento, e alguns não serão. Alguns terão um departamento de recrutamento totalmente funcional com pessoal dedicado, e alguns não serão. Portanto, os requisitos mínimos do sistema para cada organização serão diferentes em algum grau.

No entanto, cada organização precisará de um sistema que se reunirá, organizará e manter com segurança os dados dos funcionários. Além disso, o sistema deve fornecer relatórios padronizados, como volume de negócios, terminações, novas contratações, e outros relatórios relacionados à conformidade.

Neste ponto, os requisitos específicos da organização determinarão os recursos necessários (“necessidades”) versus os recursos desejados (“desejos”). As necessidades para muitas organizações começarão com um módulo de folha de pagamento integrado ou um sistema que funcionarão em conjunto com o sistema de folha de pagamento atualmente no lugar.

Devido às complicações cada vez maiores da administração de benefícios, um módulo de benefícios será necessidade de muitas organizações. Esses módulos permitem que as organizações inscrevam funcionários, acompanham e processem as inscrições de benefícios e participação e produza avisos necessários. Um módulo complementar para o módulo de benefícios e o módulo RH é um módulo de autoatendimento do funcionário. Um sistema assim permite que os funcionários visualizem e atualizem suas informações pessoais no sistema.

Ao fazer uma escolha entre os recursos necessários e desejados, as organizações devem considerar as maneiras pelas quais o sistema pode melhorar os procedimentos atuais, como processamento de novas contratações e transferências internas. Quanto maior o valor que a organização verá no módulo, mais provável pode ser considerada uma necessidade versus um desejo.

Módulos adicionais que as organizações podem querer considerar como parte de seu pacote são módulos de gerenciamento de desempenho, módulos de treinamento e desenvolvimento, módulos de organogramas, recursos de controle de posição, módulos de participação, módulos de manutenção de tempo, recrutamento e rastreamento de candidatos e e-formas .

Um software de RH bem escolhido vai te ajudar na gestão da equipe e os melhores resultados com seus talentos na empresa. (Imagem: divulgação)

Etapa 3: avaliando os parâmetros do projeto de RH

Quando a organização desenvolveu totalmente uma lista de requisitos mínimos e uma lista de recursos desejados adicionais, determinando os parâmetros do projeto é a próxima etapa.

1. Restrições orçamentais

Uma organização deve determinar as limitações orçamentárias do projeto. Os sistemas de RH estão disponíveis em vários pontos de preço para se adequar às restrições orçamentárias de organizações diferenciadas.

2. Restrições tecnológicas

Também deve ser dada a consideração às limitações tecnológicas da organização. O departamento de RH deve conferir ao Departamento de TI para obter as informações necessárias relacionadas às restrições tecnológicas da organização. A organização tem o espaço e a infraestrutura do servidor necessário para lidar com um produto de software comprado?

A organização tem a equipe de suporte de TI para atender às necessidades de um produto que residirá nos servidores da organização? Se não, a organização considere indo com um produto hospedado nos servidores do fornecedor e que a empresa acessa remotamente? As vantagens de ter um sistema hospedado remotamente, conhecido como provedor de serviços de aplicativos (ASP), são que as organizações normalmente não precisam de suporte interno de TI, nem incorrem os custos adicionais do servidor, e os ASPs geralmente têm custos mais baixos.

As desvantagens de ter um ASP seriam custos potencialmente maiores a longo prazo como esses sistemas cobram com base no número de funcionários. Comprar um sistema que reside em servidores internos geralmente resulte em um investimento inicial mais alto, mas provavelmente se tornará mais econômico ao longo do tempo.

3. Limitações de tempo

As organizações devem avaliar as restrições específicas de tempo de projeto. Outros projetos no calendário de RH ou eventos anuais, como as avaliações de inscrição e desempenho abertos, podem limitar a disponibilidade da equipe de RH para trabalhar através do processo de implementação.

Da mesma forma, um calendário de TI ocupado pode limitar o acesso à equipe de suporte crítico para o processo de implementação. Portanto, é essencial garantir um tempo de execução suficiente para concluir o pedido de proposta (RFP), seleção de tecnologia e revisão e processos de implementação.

Etapa 4: avaliar pacotes disponíveis contra necessidades e parâmetros do projeto de RH

Uma vez HR determinou uma lista mestra de requisitos e parâmetros do projeto, deve desenvolver uma matriz de planilha classificação preliminar para medir as ofertas e limitações dos produtos disponíveis. Em seguida, o RH deve obter especificações e preços informações sobre os vários produtos disponíveis e compará-los com os parâmetros que criou relacionadas com preços e requisitos mínimos.

A maioria dessas informações pode ser obtida através de uma pesquisa na Internet. No entanto, informações sobre preços específicos pode exigir contactar directamente a fornecedores ou consultores que vendem e serviços diversos produtos.

As necessidades e exigências específicas podem ser listados para baixo do lado esquerdo da planilha, e os vendedores e produtos a serem avaliadas podem ser adicionados na parte superior. Uma lista exemplo de requisitos e medições pode ser parecido com o seguinte:

Integração com o sistema de folha de pagamentos (ou a combinação pacote RH / folha de pagamento).
Gestão de desempenho.
Tempo de manutenção e rastreamento de atendimento.
Geração de relatórios, padrão e personalizado.
Acompanhamento de candidatos.
Trabalho e histórico de salários
Gestão de benefícios.
Auto-serviço do empregado.
Processamento de formulário eletrônico.
Gestão da formação.
Integração / interface com a contabilidade geral.
Requisitos de treinamento.
Apoio anual.
Cronograma de implementação.
Os requisitos de hardware.
Os custos mensais.
Custos totais.
Retorno sobre o investimento (ROI).

Dentro de cada uma dessas áreas exigência pode haver várias exigências mais específicas. Por exemplo, sob os requisitos de gestão da formação, o empregador pode incluir a funcionalidade para o rastreamento necessário e formação concluído, gravando realizações educacionais, notando treinamento e certificações externas, agendamento de cursos de formação internos e rastreamento cursos educacionais elegíveis para reembolso.

Após uma eliminação inicial de pacotes e prestadores de serviços que não se enquadram nas necessidades da organização, é hora de dar uma visão mais crítica das opções restantes. Embora vários pacotes podem oferecer opções de manutenção de tempo, cada um pode ter limitações ou eficiências que vai ser um melhor ajuste para a organização e seus recursos.

Por exemplo, ter um sistema de manutenção de tempo online pode ser mais valioso para uma força de trabalho fortemente envolvido na viagem ou um com um grande grupo de telecommuters. Um sistema baseado em relógio de tempo pode ser mais eficaz em um ambiente de fabricação no qual todos os empregados passar por portais de entrada e saída específicos e todo o trabalho é realizado no local. Combinar a disponibilidade do sistema com as necessidades da organização ajudará a garantir um melhor valor do investimento.

Etapa 5: seleção do comitê do projeto

Uma vez que o processo de avaliação inicial e secundário tenha sido concluída, o RH deve ser deixado com três a sete pacotes que correspondem às necessidades da organização. Nesta conjuntura no processo de RH deve organizar um comitê do projeto para ver o projeto para além do âmbito do departamento de RH. partes interessadas críticas podem variar de organização para organização, mas a comissão consideração e avaliação deve incluir pelo menos os membros dos seguintes departamentos:

TI
Departamento Pessoal / Finanças / Contabilidade.
RH
Compensação.
Gerenciamento de desempenho.
Treinamento.
Recrutamento.
Operações.

Membros da equipe de operações pode fornecer importantes perspectivas do dia-a-dia, tanto do valor e desafio de usar essas ferramentas e podem trazer preocupações para a luz que poderiam se tornar problemas no momento da implementação. Além disso, ajudando representantes operacionais ver o valor de reportagens críticas e mecanismos de rastreamento dentro do software e os potenciais impactos sobre a produtividade também pode pagar dividendos no momento da implementação. O grupo de TI pode querer envolver vários representantes de áreas como segurança de TI, redes, o site da organização e hardware para rever o projeto.

Etapa 6: Request for Proposal (RFP)

Na lista de quatro a sete pacotes de software e fornecedores, as organizações vão querer fornecer uma RFP detalhada busca de propostas para o negócio.

Os fornecedores devem cumprir os requisitos mínimos que o RH tem estabelecido e deve estar disposto a manter um ponto de preço para 90 a 180 dias. A RFP deve incluir informações sobre a organização, bem como as especificações do projeto, como requisitos mínimos, as restrições orçamentais, e seleção alvo e cronograma de implementação. As organizações devem fornecer RFPs para não menos de quatro fornecedores porque alguns fornecedores podem ser incapazes de atender às necessidades específicas em um ou outro aspecto.

Etapa 7: demonstração e avaliação do programa de RH

Após o recebimento das respostas RFP, o RH deve selecionar três ou quatro fornecedores para vir no local para apresentar uma demonstração. A complexidade do sistema ea lista de requisitos mínimos terá um efeito sobre a duração do tempo que o RH deve agendar para a demonstração. Cada membro do comitê do projeto deve ser capaz de assistir às apresentações e fazer perguntas relevantes.

IO RH pode usar a lista de requisitos mínimos para criar uma lista de verificação para a demonstração para garantir que cada item é suficientemente abordado. O scorecard também pode incluir alguns ou todos os itens desejados na lista de originais avaliação das necessidades organizacionais, o que pode potencialmente servir como itens “de desempate” durante o processo de avaliação.

Itens adicionais de RH para o scorecard software seria uma revisão do sistema de navegação, funções de ajuda, funcionalidade de entrada de dados, relatórios e capacidades de tabelas de dados e funcionalidade de pesquisa.

Os membros do Comitê deve usar esta oportunidade de fazer perguntas e de explorar plenamente todos os aspectos do software que podem ser potenciais desafios e dificuldades. Eles também pode querer explorar o processo de gravação de um empregado de novas contratações no sistema do começo ao fim para ganhar tanto uma HR e uma perspectiva de folha de pagamento.

Itens adicionais de uma perspectiva de TI podem incluir requisitos de hardware, protocolos de segurança, recursos de acesso remoto e exigências. membros da equipe de operações pode querer incluir uma demonstração das telas acessíveis empregado / gerente que serão usados em uma base dia-a-dia.

Finalmente, os membros da comissão deve considerar e avaliar o serviço prestado durante o processo de RFP e demonstração. Embora serviço atencioso durante este processo nem sempre pode ser indicativo de um excelente serviço após a compra, uma falha de ser sensível durante o processo de RFP e demonstração deve criar algum nível de preocupação e deve afetar a avaliação global do software.

Pouco depois da demonstração, idealmente naquele dia ou nos próximos dois a três dias, o RH deve convocar uma reunião de esclarecimento com a comissão de avaliação. Durante este debriefing os membros da comissão irão compartilhar os resultados em seus scorecards e trazer quaisquer preocupações à luz. Os membros da equipe também vai discutir como o software atende ou excede os requisitos da organização. Este processo de avaliação e debriefing é repetido para cada demonstração pacote de software.

Etapa 8: a escolha entre os Finalistas

Uma vez que a RH reduziu a lista de pacotes até dois ou três candidatos finais, a RH deve realizar verificações de referência e visitas no local, se possível. Os fornecedores finalistas devem ser capazes de fornecer uma lista de clientes atuais que estão usando o produto que a organização está avaliando. Se possível, alguns membros do Comitê podem querer visitar uma referência ao cliente para visualizar o software em uso e perguntar quantas questões possíveis, focando particularmente sobre essas questões e preocupações criadas durante o processo de debriefing.

Após as verificações de referência e visitas ao site, a RH deve chamar o comitê de seleção uma última vez para revisar os resultados das verificações de referência e visitas ao site, em conjunto com os resultados originais do scorecard. Durante esta reunião, os candidatos finais do provedor devem ser medidos uns contra os outros, e a equipe deve ser capaz de atingir uma decisão de seleção neste momento.

Após uma decisão, a RH pode fazer a recomendação apropriada aos executivos seniores da organização, completos com uma apresentação delineando a justificação para a compra e o valor agregado pelo software.

Ao negociar com o provedor de serviços, as organizações devem garantir um contrato de serviço que fornece manutenção em andamento, atualizações para alterar as necessidades de conformidade e atualizações de software para garantir a compatibilidade com outros pacotes de software (por exemplo, atualizações do Windows, atualizações do sistema de contabilidade).

Agora que a RH completou o árduo processo de selecionar um sistema de RH, o trabalho dos gerenciadores de RH está apenas começando como eles se preparam para a implementação do software.

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Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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