Como respeitar prazos em sua empresa?

Em Aconteceu na empresa por André M. Coelho

Se você está em um trabalho que exige trabalhar com um monte de prazos, pode ser difícil manter-se com as devidas datas, especialmente quando a carga de trabalho fica elevada. A coisa mais importante para aliviar o stress, gerir o tempo de forma eficaz e completar o trabalho no momento é manter o seu trabalho bem organizado sempre, mesmo quando há poucos prazos. Existem muitas ferramentas para fazer isso, e você vai querer escolher as que funcionam melhor para você dentre as dicas que compartilhamos aqui para que você consiga respeitar os prazos dentro de sua empresa.

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Escreva tudo no seu calendário

Toda vez que você se tornar consciente de uma data importante, anote-a imediatamente. Mantenha um calendário ou agenda com você em todos os momentos para esta finalidade. Há vários aplicativos para aparelhos móveis e computadores que podem te informar dessas datas e prazos constantemente.

Configure notificações constantes

Se você usar um programa como o Google Agenda, você pode configurar lembretes nas funções de calendário e tarefas. Isso vai ajudar você a lembrar as datas e horários importantes. Se um prazo requer várias etapas de trabalho, crie várias notificações para que você possa completar seções da obra em um período gerenciável antes do prazo real. É melhor micro gerenciar as tarefas maiores, ou seja, dividi-las em tarefas menores, do que pensar nelas como um todo. Isso torna mais fácil também para dividir responsabilidades para grupos e assim, otimizar mais ainda o tempo dado para a conclusão da tarefa.

Mantenha um quadro branco em seu espaço de trabalho

Isso também é útil para que outros possam acompanhar onde você está em um projeto. Basta apagar itens da sua lista de coisas a fazer ou usar um quadro branco quando você completar cada uma das tarefas. É rápido, simples, fácil e não gasta papel.

Aprendendo a ter respeito aos prazos dados

Respeito aos prazos é uma das qualidades mais procuradas por recrutadores hoje em dia. por isso, é hora de trabalhar essa habilidade mais ainda em você! (Foto: rcieng.com)

Use post-its

Embora seja possível exagerar, estes são úteis para pequenas tarefas. Você pode manter um post-it ou um pequeno papel em seu campo de visão, como um lembrete para o que tem que terminar ou fazer no dia em que colocou o lembrete no seu espaço de trabalho.

Escreva várias listas de tarefas

Você deve ter uma lista para tarefas imediatas e uma para planejamento de longo prazo. Para cada projeto, quebre o projeto em prazos menores e gerenciáveis, dividindo com seus colegas de trabalho quando possível

Peça ajuda aos seus colegas de trabalho

Se você tiver problemas para fazer malabarismos com suas muitas tarefas, considere a idéia de que você simplesmente tem muita coisa a fazer. Pedir ajuda não é uma fraqueza. Certifique-se de retribuir o favor, se outros intervirem para ajudá-lo. É assim que se cria um ambiente de trabalho que te motiva a trabalhar e não aquele que apenas esgota todas as sua energias.

Considere o tempo que você tem que trabalhar em um projeto

Se for no final do dia e sua motivação está drenada, pegue uma pequena parte do projeto que você pode terminar antes de sair para casa. Amarrar algumas pontas soltas vão tornar o projeto mais gerenciável e te deixar mais motivado e menos propenso a procrastinar o trabalho.

Considerações finais

Conheça a importância de cada prazo. Se há alguns projetos para os quais você pode perder os prazos, sem causar um desastre, retire-os de sua lista para dar espaço para projetos mais importantes e oportunos. Não assuma mais trabalho do que você pode manipular se for dada a escolha. O melhor que você está em gerir o seu tempo, o melhor que você vai tornar-se a estimar o seu limite de trabalho. Trabalhe dentro de seus limites sempre e você verá que esses limites irão se expandir à medida em que você otimiza seu trabalho. Assim, você realmente será produtivo e terá mais qualidade de vida e mais importante, qualidade no ambiente de trabalho.

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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