10 dicas para organizar o controle de acesso biométrico

Em Relógios de ponto por André M. Coelho

Para executar adequadamente o rastreamento de horas trabalhadas e compensar funcionários apropriadamente, os relógios de ponto dos funcionários são essenciais. Há muito para os proprietários de empresas considerarem em relação ao rastreamento e registro do tempo de trabalho dos funcionários.

Uma preocupação de rastreamento de ponto comum é se os empregadores são obrigados a compensar os funcionários que se esquecem de marcar o ponto ou sair. A resposta é que a administração pode buscar medidas disciplinares alternativas de acordo com as políticas da empresa e a legislação vigente.

1. Confiabilidade no controle de acesso biométrico

Um equívoco comum é que a marcação de ponto por colegas de trabalho para outros colegas ocorre apenas através de sistemas mais antigos, como relógios de ponto de perfurar cartões e outros modelos parecidos. Isso é incorreto, pois os funcionários podem compartilhar informações privadas, como nomes de usuários e senhas para usar as credenciais do sistema de ponto eletrônico.

Com rastreamento de ponto mais avançado e sistemas mais modernos reduzem essa possibilidade com:

Relógios de ponto biométrico

Relógios de ponto de impressão digital

Relógios de ponto de reconhecimento facial

Um software bem gerido e escolhido poderá te avisar de qualquer mudança ou problema nos registros de ponto, caso ocorram.

Um bom controle de acesso biométrico é mais fácil de organizar e verificar, tornando sua empresa ainda mais eficiente. (Imagem: Workforcehub)

2. Automação da folha de pagamento

Os empregadores podem informar os funcionários com o mínimo de esforço, utilizando sistemas de relógio de ponto que são automatizados. Em vez de empregadores ou profissionais de recursos humanos tendo que rastrear o ponto em planilhas e registros de ponto de impressão para revisão, o software direito rastreará automaticamente o horário dos funcionários.

Com um excelente software de relógio ou um sistema de relógio de ponto no lugar, ambos os funcionários e empregadores podem otimizar horas trabalhadas e permanecerem focadas. E as folhas de pagamento terão dados mais completos, com os funcionários sendo capazes de monitorar também seus ganhos e horas trabalhadas.

3. Precisão do relógio de ponto biométrico

Com tantos sistemas de ponto resistentes disponíveis, o ponto de funcionário deve ser o mais exato possível. Anteriormente, os sistemas de cartão mais antigos como relógios de ponto de perfuração poderiam arredondar o ponto do funcionário até o minuto.

Contemporaneamente, há programas de software de ponto disponíveis que mostram a marcação do ponto até o segundo preciso. Um excelente sistema de relógio pode tornar os esforços de rastreamento de ponto os mais precisos que podem ser.

Mas precisão demais pode ser ruim, e você pode personalizar um ponto biométrico para registrar horários arredondados para os minutos, caso interesse para a empresa.

4. GPS com ponto biométrico

A ética das práticas de rastreamento de ponto GPS é calorosamente contestada devido às suas implicações na privacidade dos funcionários e na experiência geral dos funcionários. No entanto, alguns donos de empresas optam por rastrear socos de relógio de funcionários com a funcionalidade GPS.

Esses sistemas de ponto baseados em nuvem exigem que um ponto de funcionários de um local específico. Não se esqueça de verificar a legislação e garantir que os funcionários sabem de quais dados estão fornecendo e para onde estão indo esses dados.

5. Segurança dos dados biométricos dos funcionários

Em vez de antecipar nervosamente o custo das horas trabalhadas em todo o período de pagamento de funcionários, os empregadores podem ver dados de participação de ponto em ponto real. Como tal, um relógio eletrônico e um grande sistema de relógio valem bem o investimento para pequenas empresas e os grandes proprietários de empresas. A segurança dos dados não pode ficar em segundo plano.

Relógios de ponto e bons softwares de controle de ponto garantirão uma criptografia dos dados, para que as informações de seus funcionários não caiam em mãos erradas. Pode ser um alto investimento, mas valer a pena cada centavo.

6. Precisão do relógio biométrico

Estudos mostram que uma estimativa de empregadores confirmam erros de folha de pagamento em alguma capacidade. Na verdade, esses erros compõem uma estimativa de 1% a 8% da folha de pagamento total.

Seja em uma pequena empresa ou em uma corporação grande, esses erros se somam em custos de mão de obra significativos ao longo do ponto. Ter os sistemas de relógio de ponto biométrico no lugar não podem impedir que os erros ocorram, mas definitivamente as diminuirão.

Escolha o modelo certo para sua empresa, ou você poderá ter de trocar o modelo e refazer todo o treinamento.

7. Peça aos funcionários para monitorarem seus próprios pontos

Anteriormente, os pedidos de ponto de funcionários permaneceram separados dos cartões de ponto usados ou sistemas de relógio de ponto no lugar. No entanto, agora os sistemas eletrônicos de relógio de ponto podem permitir que os funcionários solicitem ponto imediatamente de seus aplicativos móveis ou de desktop.

Assim, eles podem adicionar mais uma camada de correções, caso haja erros no sistema.

8. Não se esqueça de monitorar as horas extras

Horas extras do empregado podem ser uma questão significativa para uma pequena empresa e grande proprietário da corporação. Horas extras do funcionário podem resultar em custos de mão de obra caros ou em questões de conformidade de trabalho ainda mais problemáticas.

Felizmente, um grande software de relógio ou sistema de relógio não só pode rastrear horas de horas extras trabalhadas, mas também alerta instantaneamente os proprietários de empresas. Como resultado, os empregadores ou profissionais de recursos humanos podem entrar em contato diretamente com os membros da equipe para entender por que quaisquer horas extras ocorridas.

9. Simplicidade com o ponto biométrico

Os sistemas de relógio ajudam a manter as empresas organizadas por meio de categorias e tags. Ambas as categorias e tags incluem informações importantes que auxiliam com esforços de rastreamento de ponto.

As categorias podem diferenciar onde um funcionário está funcionando, por exemplo, em casa ou no local. Ou as categorias podem ajudar a designar o tipo de trabalho que um funcionário está fazendo, por exemplo, treinamento ou reuniões.

Tags, como categorias, também são ferramentas de sistema de relógio muito versáteis e úteis. As tags são essencialmente palavras-chave que designam informações, como nomes de projetos ou locais.

Pontos biométricos podem ser configurados para fazer isso de forma automática, simplificando ainda mais o processo.

10. Consistência do ponto biométrico

Um sistema de relógio de ponto biométrico traz consistência no local de trabalho de várias maneiras. Uma maneira é evitando percepções do favoritismo, quando cada funcionário é obrigado a usar relógios de ponto para rastrear horas trabalhadas, evita certos funcionários saindo cedo ou a trabalhar menos horas do que o necessário.

Além disso, quando os funcionários vêem seus principais profissionais de gerenciamento envolvidos com o mesmo software de relógio de ponto, são menos propensos a se sentirem desconfortáveis usando-o.

Os empregadores devem certificar-se de reiterar que o objetivo dos relógios de ponto e rastreamento de ponto não é para microgerenciamento, mas para melhor utilizar recursos e compensar adequadamente os funcionários.

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Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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