Gestão de tempo, o que é e como fazer?

Em Motivação no trabalho por André M. Coelho

Não importa quanto trabalho colocamos em produtividade, de alguma forma, sempre parece que há muito o que fazer e nunca o tempo suficiente no dia para fazê-lo. Mas por que? É porque há muito o que fazer? Ou não estamos gerenciando o tempo de forma eficaz?

Neste artigo, nós nos aprofundamos em como gerenciar nosso tempo, porque o gerenciamento de tempo é sinônimo para gerenciamento de vida. Quanto mais assumimos o controle do nosso tempo, mais estamos assumindo o controle de nossas vidas. Mas antes de chegarmos aos aspectos práticos, vamos discutir por que a gestão do tempo é importante.

O que é gestão de tempo?

Em poucas palavras, a gestão de tempo é a otimização do tempo disponível para reduzir o esforço necessário para se realizar uma dada tarefa e fazer com que ela seja feita no mínimo de tempo possível.

Quando assumimos o nosso tempo, estamos enviando um sinal para nós mesmos e aqueles ao nosso redor, que respeitamos nosso tempo e nos respeitamos e fazendo isso, reduzimos a ansiedade. Nós sentimos que estamos no banco do motorista, em vez de reagir ao que é jogado em nós. Quanto mais gerenciamos nossas vidas, menos caóticos nos sentimos, o que nos coloca sob controle ao invés do desespero, o que pode nos fazer sentir desamparados. Os menos estressados somos, mais produtivos somos.

Ao trabalhar em casa ou remotamente, é ainda mais importante gerenciar efetivamente o tempo, caso contrário, pode levar ao burnout, além de ser ineficaz. As linhas entre trabalho e pessoal são extremamente turva ao trabalhar em casa. Longe estão os dias em que você deixou o escritório às 17h e o trabalho ser concluído até as 9h no dia seguinte. Se não assumirmos o controle do nosso tempo, podemos acabar sempre trabalhando, o que é insalubre e, finalmente, não produz o melhor trabalho.

Organização do trabalho e gestão do tempo em casa

Existem várias maneiras de gerenciar o tempo em casa, por exemplo:

Crie uma distinção entre o espaço do escritório e o espaço pessoal e não trabalhe no espaço pessoal. Isso pode ser na forma de uma cortina, ou uma barreira ou até mesmo uma linha no quarto

Feche o laptop e o telefone por uma hora durante o dia e vá passear

Tem regras estritas sobre o trabalho durante as refeições (não faça isso)

Ter uma empresa cortada no tempo à noite e começar a hora de manhã, onde a menos que seja uma emergência, você não cruzará essa linha

Mais importante: comunique tudo isso para todos em casa, então cada um de vocês pode segurar o outro responsável

Melhores práticas sobre como gerenciar o tempo

Vamos investigar algumas práticas recomendadas agora sobre como gerenciar seu tempo de forma mais eficaz.

A gestão de tempo é essencial para otimizar suas tarefas e executar mais coisas em menos tempo. (Imagem: Breeze Project Management)

Gerenciamento de tempo eficaz usa o sistema que te favorece

A melhor maneira de gerenciar o tempo de forma eficaz é criar sistemas que funcionem para você e faça você se sentir bem toda vez que olhar para ele.

Se você gosta do “antiquado”, caneta e papel, coloque sua lista de tarefas nisso.

Se você gosta de aplicativos, ou quer tudo em seu calendário, tudo bem.

O importante é que você precisa gostar do seu sistema para que você se envolva com ele e não corra com as tarefas. Se você não gosta do sistema, você vai resistir a abri-lo e usá-lo, o que funcionará contra você ser produtivo.

Tempo e produtividade andam lado a lado com ser realista

Uma coisa quer que seja feito tudo, é mais realista sobre o que você pode fazer e o prazo que você pode fazer. Gerenciando efetivamente o tempo, significa gerenciar expectativas realisticamente. Uma maneira de fazer isso é tomando a tarefa em mãos e descobrindo quantas horas ele vai demorar para ser feito. Em seguida, divida as horas por dia, fazendo um pouco de trabalho todos os dias até que a tarefa esteja completa.

Por exemplo, se você tiver um grande projeto que você acha que levará cerca de dez horas para fazer um dente, olhe para o seu calendário e descobrir quando você pode dedicar realisticamente essas horas. Você pode fazer duas horas todas as manhãs para os próximos cinco dias? Você pode fazer uma hora por dez dias, ou três horas ao longo de três semanas? Seja realista e depois se comprometa com o que você decide fazer.

A organização do tempo em que você trabalha melhor

Não é suficiente ter uma lista de tarefas, mas você tem que esculpir o tempo em seu dia para se concentrar nessa lista, às vezes que faz sentido para a tarefa em questão.

Por exemplo, se você tiver um projeto que requer muita concentração e você está no seu melhor de manhã, então esculpe o tempo de manhã para fazer esse projeto. Mesmo que seja apenas três horas, trabalhe em coisas quando você está no seu melhor para trabalhar nelas.

Não basta colocá-lo na lista para fazer e supor que você chegará até a tarefa em algum momento.

A administração de tempo precisa preencher os horários disponíveis

Há sempre quebras no dia a partir do trabalho mais intenso e quando essas rupturas ocorrem, uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade é preenchendo esse tempo com algumas coisas mais leves na lista de tarefas. Algumas pessoas chamam isso de “lista de enchimento”. Estas são coisas que precisam ser feitas, mas talvez não precise de horas ou um espaço silencioso. Talvez esteja em enviar algumas mensagens de texto ou respondendo emails ou fazendo chamadas que você está adiando.

Pense em todos os 15-20 minutos de tempo que você tem no dia. Se você adicionar, há pelo menos 1-2 horas onde você pode estar arando através de uma tonelada de coisas.

Técnicas de gestão do tempo dividindo as tarefas

Parte da razão pela qual não temos gestão eficaz de tempo, é porque muitas vezes não queremos fazer uma tarefa que parece muito assustadora, então esperamos que sai, ou nós colocá-lo fora, ou nós colocá-lo na lista como Um projeto inteiro, mas nunca chegar a ele. Isso leva a procrastinação e especialistas nos dizem que a procrastinação é mais emocional do que logística.

Nós procrastinamos quando ficamos sobrecarregados ou ansiosos e uma maneira de combater isso é quebrar as coisas em alguns passos e perguntando a nós mesmos: Qual é o próximo passo? Quando fazemos as coisas um passo de cada vez, isso ajuda a nos avançar e tomar ações que eventualmente construam o momentum e aliviar essa sensação de medo e ansiedade.

Como administrar seu tempo: dicas dos especialistas

Especialistas em gerenciamento de tempo e produtividade, dizem que o problema a maioria enfrenta quando tentar aumentar a produtividade é que se concentram muito no tempo e nas tarefas e não o suficiente em relacionamentos e impacto. O gerenciamento de tempo não é apenas sobre logística. O gerenciamento de tempo também se importa em verificar que estamos emocionalmente ok, e é por isso que devemos agendar algo positivo em nosso horário semanal para que tenhamos algo para esperar.

Outras dicas incluem:

Ter um lugar onde você coloca tudo! Quando você não escreve algo, ele pesa em sua mente e peso mental cria fardo, o que reduz a produtividade.

Concentre-se na tarefa, não a energia emocional da tarefa de gerenciar seu tempo melhor. Nós nos trabalhamos com tanta frequência sobre fazer algo que não queremos fazer, que no momento em que chegamos, nunca é tão ruim quanto parece. Não se preocupe com a energia, levará para fazer a tarefa, mas concentre-se na tarefa real e ao concluir.

Estabelecer rotinas para processar coisas em sua vida. Quantas vezes você esquece de escovar os dentes? Provavelmente não que muitas vezes. Entre no padrão de fazer coisas que processam informações, torne-a rotina para que você não tenha que se lembrar do que fazer quando você tem algo que precisa lembrando. Se você sabe que cada vez que você tem uma tarefa, escreve no seu aplicativo ou em um pedaço de papel, então cria uma coisa a menos para você lembrar. Faça seu sistema se tornar rotina.

O gerenciamento de tempo é prático e emocional, o que significa que temos que manter nossa saúde mental e emocional sob controle. Quanto mais conscientes somos sobre o que funciona para nós e como e quando trabalhamos melhor, juntamente com o estoque de como uma tarefa ou um trabalho está nos impactando emocionalmente, nos ajudará a tomar mais controle do nosso tempo.

Quanto mais tomamos o controle, em vez de deixar nosso tempo nos controlar, seremos mais produtivos e nos sentiremos mais satisfeitos.

Como vocês gerenciam seu tempo? Quais técnicas funcionam com mais eficiência?

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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