O que é Kanban na gestão de projetos?

Em Motivação no trabalho por André M. Coelho

Não faltam ferramentas de gerenciamento de produtos e de projetos no mercado. Porém, o Kanban tem se provado várias vezes como sendo uma das mais claras, mais simples, mais eficientes e flexíveis ferramentas disponíveis. É um sistema que cresce com o seu negócio, e é projetado para integrar facilmente novos projetos, produtos, departamentos, fases e funcionários. Vamos explicar o Kanban e seu funcionamento.

Gestão de projetos pelo Kanban: um sistema que funciona para todos os negócios

Você conhece o seu negócio, e você sabe como você quer que ele funcione. Você tem cronogramas, prazos, objetivos e indicadores. Você sabe o que funcionou no passado, e o que não funcionou.

Kanban para gerir produtos, serviços, e projetos

Nós gostamos de conceitos simples. Os conceitos e princípios mais populares e duradouros de gestão são aqueles que são simples, claros e fáceis de seguir. O Kanban, por exemplo, tornou-se rapidamente a referência para a fabricação de automóveis na década de 1990, e agora ele é usado em vários setores da indústria. Como? Vamos ver.

Quando prateleiras são esvaziadas em uma padaria, a falta física do produto é visualmente detectada durante controles regulares efetuados pelos funcionários. As prateleiras são reabastecidas a partir do inventário no depósito. A remoção de inventário envia um sinal para o reabastecimento. Inicialmente 100% físico, este conceito tem sido amplamente melhorado com a adição da transferência automatizada eletrônica.

Em uma fábrica de montagem de automóveis, o conceito de um sistema de entrada é respeitado. Os menores estoques possíveis são mantidos constantemente, e a substituição por meio de encomenda, montagem ou fabricação das peças só é acionado quando as peças ou veículos são consumidas. Na outra ponta, há um sistema de saída onde, por exemplo, uma ordem programada de 1000 pastilhas de freio pode ser entregu mesmo quando a linha de montagem for interrompido para manutenção. No sistema Kanban, uma vez que o inventário de pastilhas de freios não foi consumido, não há sinal para fazer um novo pedido, uma vez que ainda não são necessárias novas pastilhas.

Em um contexto de gerenciamento de projetos, os passos, ações e metas são todos definidos e visualmente exibidos em uma ordem lógica. A conclusão de uma etapa em seu processo de trabalho impulsiona os passos seguintes, e uma modificação em um nível é despachada em todas as ações dependentes. Graças à natureza visual do Kanban, nada fica esquecido ou é ignorado, e você pode, simultaneamente, ter uma visão de todo o seu projeto e se concentrar em detalhes.

O melhor de tudo: há tanto formas offline quanto online para gerir o Kanban, e uma dessas ferramentas vai funcionar perfeitamente para você.

Compreenda o significado das raias do Kanban

Embora seja possível classificar etapas na ordem que você quer que elas ocorram dentro de um sistema Kanban, o detalhamento de tempo e da programação pode tornar-se complexo. Mais uma vez, vemos que as ideias mais simples são as melhores. Você não precisa ser um especialista em ferramentas de gerenciamento de projeto para compreender a estrutura e uso de raias em um sistema Kanban.

A maioria dos projetos irá incluir uma mistura semelhante de prioridades. Algumas ações são essenciais, e podem significar o sucesso ou o fracasso de seu projeto. Essa é a primeira raia do sistema Kanban. Outras ações precisam ser respeitadas e garantem muita atenção, mas podem ser realizadas em um menor grau de urgência do que os itens na primeira raia. Uma terceira raia de atividades não são críticos para o projeto, ou pode ser tratado conjunto às ações principais. Estas você coloca nas raias mais lentas. Ou seja, você vai de uma raia lenta para uma raia mais rápida de projetos.

Se fizermos uma análise do quadro do Kanban como uma planilha de Excel, as raias serão as linhas, enquanto as colunas são as etapas do trabalho, projeto, ou serviço.

Ao projetar seu Kanban com a priorização de acordo com raias, você incorpora um importante conceito de hierarquia. E não é apenas com relação ao tempo. Você também pode criar raias para:

Diferentes líderes ou grupos
Variações de produtos ou serviços
Diferentes sites, unidades ou setores da empresa
Múltiplas fases de desenvolvimentos de projeto, produto, ou serviço

Na prática geral, as raias Kanban são representadas em colunas. Na parte superior da coluna, estarão as ações de importância crítica ou urgente, e elas diminuem de urgência e importância a medida que você desce pela coluna. Você está livre para organizar o seu Kanban como achar melhor, mas lembre-se que, acima de tudo, o Kanban precisa ser uma representação visual do seu fluxo de trabalho. Usando um formato lógico e padronizado é a melhor maneira de garantir o sucesso.

Construir, administrar e completar o Kanban: software Kanban para download

Mesmo com nenhum sistema oficial, muitas empresas conseguem percorrer o seu caminho para realizar os trabalhos. Mas a partir de um certo ponto, o crescimento é retardado ou parado se você não empregar uma estratégia sólida e abrangente para construir, gerir e terminar seus projetos. Um bom software Kanban ou uso do sistema tem que atingir três objetivos principais:

Construir. Antes de construir o seu sistema de gerenciamento de Kanban, faça uma análise completa de como você conduz o negócio hoje. Se algumas coisas funcionam, ótimo. Você não tem que substituir sistematicamente os seus atuais procedimentos e fluxo de trabalho se eles estão lhe dando resultados satisfatórios. Construir é uma etapa que tem de estar de acordo com as suas melhores práticas. Se você encontrar algo que não funciona, ou que possa ser melhorado, não hesite em refazê-lo. O início de uma implementação Kanban é o momento perfeito para construir etapas e procedimentos para projetos, produtos, e serviços.

Administrar. Uma vez que você construiu seu sistema Kanban, é hora de fazê-lo funcionar para você. Graças à natureza visual do sistema Kanban e a lógica de raias, treinar seus funcionários e membros da equipe é geralmente fácil. Enfatize o aspecto visual do Kanban. Deixe sua equipe passar o tempo se familiarizando com aplicativos, programas, ou um mural para ajudá-los a personalizar as informações do sistema com as informações pertinentes. A melhor maneira de ensinar o Kanban é criar um exemplo concreto usando seus produtos, serviços e projetos regulares, usando prazos e colaboradores atuais.

Completar. Um sistema de gestão Kanban deve fazer mais do que simplesmente controlar um projeto pela sua duração. Ele também deve ajudá-lo a trabalhar para a conclusão bem sucedida ou implementação dos seus projetos. Construindo e gerindo o seu Kanban para que ele acompanhe seus projetos até sua conclusão. Confie no seu planejamento e priorização para o ajudar a cumprir os prazos e alcançar seus objetivos do projeto. Faça alterações sempre que necessário. A primeira vez que utilizar um software de gerenciamento de Kanban ou o mural para terminar um projeto, você vai encontrar maneiras de melhorar e simplificar o fluxo de trabalho. Mantenha o foco e supervisione com freqüência seus empregados. Apesar da simplicidade do Kanban, muitas pessoas vão, naturalmente, resistem às mudanças e vão “fugir” do sistema. Orientação e treinamento constantes ajudam para que empregados e funcionários não “fujam” da metodologia.

Implementando o Kanban com sua equipe

Treinar para o Kanban consiste em pequenos e fáceis passos:

1. Visualizar o trabalho. Em colunas, separe as diferentes etapas de um produto, serviço, ou projeto. Por exemplo, se você está fazendo o Kanban para a entrega de produtos, você pode fazer 4 colunas. A primeira para o recebimento do pedido. A segunda, o pagamento do produto ou serviço. A terceira para o despache do produto ou serviço. A quarta para a entrega do produto ou serviço. Escreva todos as tarefas envolvidas em cada etapa das colunas em papeis ou quadros de software com diferentes cores, sendo uma cor para cada nível de urgência das tarefas. Para um projeto, você pode fazer colunas mais simples: o que tem de ser feito, o que está sendo feito, e o que precisa ser feito. Para nosso exemplo, você pode escrever as seguintes tarefas: separação do produto, verificação do endereço para envio, verificação do produto, conferir o prazo a partir do pedido até chegar ao cliente, reposição do produto, verificação da demanda do produto, redução ou aumento do estoque de acordo com a demanda. Elabore com sua equipe a importância de cada uma dessas etapas, colocando as etapas mais importantes no topo da coluna, e desça por cada coluna indo até as atividades menos importantes. Quando a ação for realizada, passe ela para a próxima coluna. Exemplo: verificação do produto é uma atividade que deve ser realizada em todas as colunas, para garantir que ele esteja inteiro e conservado. Sempre prefira colocar ações e tarefas que podem ser feitas em todas as colunas de trabalho, não apenas em uma ou outra.

2. Limite o trabalho e tarefas sendo executadas. Coloque limites em cada coluna de quantas ações podem ser realizadas ao mesmo tempo. A partir desse limite, estabeleça quais ações estão desperdiçando tempo e eficiência daquela etapa específica do trabalho. Esse passo é algo que tem de ser realizado constantemente para cortar desperdícios e melhorar a eficiência para produtos, serviços, e projetos.

3. Use a estratégia de puxar, e não de empurrar. É fácil que esse sistema crie conflitos entre diferentes etapas e equipes, especialmente quando uma etapa ou equipe estiver com uma performance melhor do que a outra etapa ou equipe. A solução para isso é usar a estratégia de puxar, onde a equipe ou etapa menos eficiente só puxa tarefas quando está pronta para receber. Dessa forma, você não sobrecarrega etapas e nem equipes diferentes, criando uma “lista de espera” para novas tarefas que chegam. Nunca deixe uma equipe ou etapa atingindo 100% de sua capacidade de execução de tarefas, ou você terá uma equipe estafada, estressada, infeliz e ineficiente. Cuidado!

4. Monitore, adapte, e melhore. A melhor ferramenta para monitorar o desempenho do Kanban é um fluxograma cumulativo. Cada dia, para cada coluna, marque quantas tarefas há em cada coluna. Use ferramentas online ou de softwares Kanban para isso, e você terá um gráfico que parece uma montanha, dando uma visão sobre a performance passada, atual, e permitindo a predição de resultados futuros, sabendo quantas atividades foram realizadas e quais etapas são mais eficientes.

Pratique o Kanban na sua vida pessoal. Passe a usar em pequenos projetos na sua empresa. Isso ajudará a aperfeiçoar sua técnica na utilização do sistema, bem como na eficiência do Kanban. E claro, volte aqui nos comentários para compartilhar sua experiência de produtividade ou dúvidas sobre o Kanban!

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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