Onboarding: o que é e como fazer?

Em Recursos Humanos por André M. Coelho

Surpreendentemente, muitas organizações perdem os recursos e o tempo para desenvolver um processo de integração de funcionários eficaz. Também chamado como onboarding, talvez muitas organizações entendam a oportunidade que a integração eficaz apresenta, mas elas simplesmente não fizeram um caso convincente para a mudança para a alta administração. Ou talvez elas não entendam como as práticas de integração sólidas permitem:

Novos funcionários para se tornarem mais produtivos mais cedo

Organizações para escalar e atender aos objetivos de crescimento

O que é onboarding?

Qual é a definição de onboarding de funcionários? O que deve ser incluído no processo de integração do funcionário? E não me refiro apenas à definição técnica que você encontraria em um dicionário.

Onboarding, também conhecido como socialização organizacional, refere-se ao mecanismo por meio do qual novos funcionários adquirem o conhecimento, as habilidades e os comportamentos necessários para se tornarem membros organizacionais eficazes.

O que realmente estou perguntando é o que significa a integração ou onboarding na sua organização? Qual é a sensação dos novos contratados e dos funcionários existentes? Considere se suas respostas fazem seu processo de integração soar como uma lista de tarefas de três dias … ou uma jornada inspiradora composta de atividades e tarefas que impactam profundamente seus resultados de negócios.

Elementos-chave do processo de onboarding

Embora não deva ser nenhuma surpresa que um processo de integração eficaz deva incluir itens táticos como o preenchimento da nova papelada de contratação e o fornecimento de ferramentas de funcionários, ele deve abordar as atividades culturais que ajudam o novo funcionário a se sentir bem-vindo também. Conforme você planeja mudanças em sua organização, examine as oportunidades para: habilitar; iluminar; e, funcionários apaixonados.

O onboarding é uma forma efetiva de trazer pessoas novas para as equipes dentro da empresa. (Foto: eLearning Industry)

1. Permissão

Permita que seus funcionários sejam produtivos o mais rápido possível, preparando-os para o emprego; reunir os documentos administrativos necessários com facilidade; e, fornecendo-lhes os equipamentos, ferramentas e recursos necessários para cumprir as responsabilidades de sua função da forma mais eficiente possível.

Considere se automatizar a nova papelada de contratação o ajudaria a entregar melhor sua marca de emprego, bem como se seu impacto potencial justifica seu custo de implementação. Não se esqueça de capacitar melhor as partes interessadas no processo para cumprir suas atribuições também. Obtenha seu feedback sobre o que eles estão fazendo que poderia ser feito por uma ferramenta, em vez disso, para que eles tenham tempo de se concentrar em atividades mais estratégicas que irão apoiar melhor a sua marca de emprego. A decisão de usar uma ferramenta para automatizar muitas tarefas relacionadas à integração, como provisionamento de equipamentos, inscrição de benefícios, coordenação da folha de pagamento, marcos do currículo de treinamento e atividades de relacionamento de mentoria certamente impactará na extensão em que sua organização será capaz de introduzir outras mudanças simultâneas em seu processo de integração.

2. Esclarecimento

Esclareça os novos contratados sobre a oportunidade que existe em sua organização, reforçando os motivos que os levaram a escolher você e educando-os sobre as possíveis opções de carreira disponíveis. Uma maneira simples de iniciar esse caminho inclui agendar um horário para novos contratados e supervisores para reiterar as responsabilidades do cargo, discutir as expectativas de desempenho, detalhar os cronogramas para alcançar o domínio das habilidades e discutir os próximos grandes objetivos para a organização.

Pense nesta atividade como um exercício para reduzir o remorso do comprador. Assim como receber um telefonema da concessionária após a compra de um veículo novo ajuda a lembrá-lo dos assentos aquecidos que você está desfrutando agora, uma conversa entre um novo contratado e a gerência ajuda o funcionário a se sentir seguro de que foi contratado por um motivo, e o emprego é de fato o mesmo cargo para o qual ele estava inicialmente animado o suficiente para se candidatar.

Os funcionários que estão cientes das oportunidades de aprendizado de longo prazo, como treinamento avançado e mentoria, também têm maior probabilidade de permanecer na organização.

3. Paixão

Você pode ver como os funcionários que são apaixonados por sua organização impulsionam os resultados de seus negócios? Pense em termos de satisfação e retenção do cliente, referências de funcionários e maior atenção à eficiência operacional para começar. A paixão pelo trabalho crescerá quando os funcionários forem desafiados de forma produtiva, reconhecidos por seus esforços e defendidos por seus resultados.

A comunicação é fundamental para as atividades mencionadas e pode ser promovida de maneira eficaz desde o início por meio de oportunidades frequentes e intencionais para novos contratados se envolverem com outras pessoas em sua organização. Muitas empresas acertam essa parte “social” da equação, mas talvez às custas de também gerenciar com sucesso as tarefas relacionadas à integração. Ou, algumas organizações param de se socializar após o almoço obrigatório para novos contratados no primeiro dia de trabalho. Não pare de almoçar … mas comece a pensar além da primeira semana para ter chances de novos funcionários colaborarem com outros.

Qual a duração do onboarding?

Assim como nossa percepção das obrigações do departamento de “pessoal” evoluiu drasticamente nas últimas décadas em nossa visão moderna das responsabilidades de RH, também devem evoluir nossos padrões para a duração ideal do processo de onboarding. Expanda sua definição além do primeiro dia e da primeira semana. Na verdade, expanda-o para incluir também o pré-embarque antes do primeiro dia de trabalho.

Dói perder talentos. Mas é ainda mais doloroso perder ótimos funcionários nos primeiros dois anos de emprego. Dedicamos muito tempo aos processos de busca, triagem e seleção de candidatos. Portanto, é compreensivelmente frustrante quando novos funcionários não ficam mais tempo com o empregador. Os custos aumentam (rotatividade, recrutamento, perda de produtividade), enquanto outros indicadores de desempenho caem (retenção de funcionários, satisfação do gerente, tempo de relacionamento com o cliente).

Mapeie seus pontos de contato de integração para o primeiro mês, primeiro trimestre, seis meses e aniversário do ano. Depois do tempo que você gasta recrutando os melhores talentos, é anticlímax planejar qualquer outra abordagem de integração, não é?

Precisa de ajuda para redefinir o processo de onboarding em sua organização? Deixem nos comentários suas perguntas e iremos ajudar!

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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