Organograma, o que é? Para que serve?

Em Recursos Humanos por André M. Coelho

Os gráficos organizacionais ou organogramas (também conhecidos como gráficos de hierarquia) são a representação gráfica da estrutura de uma organização. Seu objetivo é ilustrar os relacionamentos de relatórios e as cadeias de comando dentro da organização. Os nomes e títulos dos funcionários e / ou cargos geralmente são representados em caixas ou círculos com linhas que os vinculam a outros funcionários e departamentos. Observando o organograma da empresa, as pessoas podem entender rapidamente como a organização é projetada, seu número de níveis e onde cada funcionário se encaixa na organização.

O que é um organograma e qual seu objetivo?

No passado, os organogramas eram usados principalmente por Recursos Humanos, líderes empresariais e novas contratações. O RH geralmente é responsável por manter o organograma, atualizando-o com novas contratações e quando os funcionários mudam de cargo ou deixam a empresa. Quando outras unidades de negócios precisam do organograma, elas sabem a quem ir.

Os líderes empresariais usam o organograma em várias instâncias, como nas apresentações, para justificar a adição ou redução de funcionários e determinar onde um funcionário pode ter a oportunidade de mudar de função.

Para a nova contratação, o organograma pode ser uma tábua de salvação, ajudando-os a aprender nomes e títulos e a entender melhor onde eles se encaixam na estrutura corporativa geral. Os novos contratados recebem nomes constantemente e o organograma pode ser um ótimo recurso para descobrir quem são todas essas pessoas.

De fato, qualquer funcionário pode se beneficiar de ter os nomes, fotos e perfis profissionais e pessoais de seus colegas de trabalho na ponta dos dedos.

Desafio e definição de um organograma tradicional

Existem vários problemas com o organograma tradicional, no entanto. O mais óbvio é que, até recentemente, era um documento estático. O RH nem sempre se lembra ou tem tempo para fazer as atualizações, principalmente quando uma empresa está crescendo rapidamente e adicionando funcionários regularmente.

O organograma rapidamente se torna um documento histórico e não um recurso em tempo real. Toda posição adicionada ou alterada requer uma edição manual, e o novo documento deve ser redistribuído. Quando todos têm o gráfico atualizado, ele fica desatualizado no segundo em que qualquer posição é adicionada ou alterada.

O contra-efeito de todas essas edições necessárias é que altera as percepções da utilidade do gráfico. Todo mundo entende que é provavelmente impreciso, então eles se contentam com dados incorretos ou optam por não usá-los. Em vez de ser uma representação em tempo real da empresa, é teórica. Não é exatamente o tipo de líder de negócios de dados que pode depender para tomar boas decisões.

Outro problema das ferramentas desatualizadas é que elas têm dificuldade em se adaptar às estruturas organizacionais mais criativas e progressivas de muitas das empresas de hoje. Em vez das estruturas facilmente ilustradas de empresas baseadas em produtos e divisões, por exemplo, estamos vendo mais estruturas “planas” e de “holacracia” que realmente têm muito pouca estrutura para elas. Essas organizações têm uma cultura de colaboração cruzada que incentiva todos a fazer o que precisa ser feito, trabalhar em várias equipes e oferecer seus talentos sempre que possível. Em vez de silos, essas empresas são mais uma “equipe de equipes”. Embora esse design possa promover inovação, criatividade e colaboração, como você desenha as linhas para representá-lo?

Felizmente, com a tecnologia emergente, os organogramas chegaram à era digital. Os organogramas modernos podem fazer muito mais do que o diagrama com caixas e linhas. De fato, um software de organograma resolve todos os problemas inerentes aos softwares tradicionais, por exemplo, enquanto adiciona recursos que todos os funcionários podem apreciar. Não é mais apenas uma ferramenta de gerenciamento.

Um organograma ajuda a visualizar a estrutura de uma empresa para organizar melhor as funções de cada cargo. (Foto: lever.co)

Como funciona um organograma moderno?

Como o software de organograma moderno geralmente é um aplicativo baseado em nuvem, todas as edições são salvas automaticamente em tempo real, garantindo que apenas a versão mais recente seja publicada. Quando se trata de fazer essas atualizações, o RH não precisa ser o único responsável. De fato, hoje as soluções podem até sincronizar dados com outros sistemas internos de RH para garantir que o organograma esteja sempre atualizado. Funcionários e gerentes podem entrar no aplicativo com a mesma facilidade para fazer alterações.

Os funcionários podem fazer upload de fotos 3×4 ou ser criativos com fatos sobre si mesmos. As empresas podem fazer isso divertido, pedindo aos funcionários que enviem uma foto deles com sua camisa de time favorita, animal de estimação amado ou desfrutando de seu hobby favorito. Essas fotos podem ser uma ótima maneira de os funcionários apresentarem um lado diferente de si mesmos, ajudando-os a humanizar o cargo e incentivar o diálogo entre os colegas de trabalho.

Além dos cargos, o software inclui oportunidades para as organizações adicionarem campos personalizados, como educação anterior, projetos atuais, “Pergunte-me sobre …”, treinamento relacionado e conjuntos de habilidades específicas, apenas para citar alguns. Esses são tópicos que são altamente benéficos para quem procura alguém com uma base de conhecimento específica. Essas eficiências aumentam rapidamente. Ao apresentar todos os funcionários e suas experiências na ponta dos dedos dos usuários, as pessoas descobrem quem precisam rapidamente, para que possam ser mais produtivas e se conhecerem muito mais rapidamente.

O software de organograma de negócios conecta as pessoas, não importa quem elas sejam, o que fazem ou onde trabalham. Esta é a solução ideal para uma empresa em crescimento, uma força de trabalho dispersa ou qualquer organização que busque promover uma cultura colaborativa de compartilhamento de idéias e informações

Imagine ir a uma reunião e poder verificar a biografia de todos que estarão nessa reunião enquanto você estiver a caminho. Não há mais apresentações estranhas ou projetos esquecidos nos quais você pode ter trabalhado juntos. Com o toque de um dedo, você pode ver exatamente quais projetos nos quais colaborou, a quem eles relatam e fatos pessoais que ajudam a iniciar uma conversa.

Cada perfil de funcionário vincula suas informações de contato, simplificando as conexões. Alguns softwares incluem férias e horário de trabalho, facilitando a visualização da melhor hora para chegar a alguém e quem é o backup deles quando estão fora.

De repente, o organograma se torna um recurso vital para toda a organização, tornando-se parte da rotina diária e algo que todo mundo gosta de usar.

Como usar organogramas na sua empresa?

Nem toda organização usa os organogramas da mesma maneira; no entanto, aqueles que implementaram o software moderno de organogramas descobrem que podem fazer mais do que esperavam quando o adquiriram pela primeira vez. Aqui estão alguns casos de uso para dar uma ideia de como os organogramas atuais podem ser benéficos para uma organização.

Integração de novos contratados

Quando uma empresa contrata um novo funcionário, o processo de integração geralmente é lento. O novo contratado pode até dizer que é doloroso. Por quê? Como aprender a percorrer o novo escritório já é bastante difícil, saber quem você precisa conhecer é outra fera. Estudos mostram que um dos maiores desafios para novos contratados é aprender sobre seus colegas de trabalho e quem faz o quê.

Ser apresentado a dezenas de pessoas diariamente pode ser esmagador, confuso e até frustrante. A maioria das novas contratações deseja impressionar logo de cara, mas se não souberem a quem procurar ajuda e informações, passam a maior parte do dia pesquisando em vez de produzir resultados.

O organograma da empresa mostra os novos funcionários no instante em que entram e como se encaixam na empresa. Usando o aplicativo de organograma, eles podem aprender rapidamente quem é quem, quem faz o que, quem trabalha onde e quem eles precisam conhecer. Por exemplo, se o novo funcionário é contratado em marketing, ele precisa conhecer a pessoa legal que precisa revisar seu trabalho.

Simplesmente pesquisando no aplicativo de organograma em “legal”, os nomes de todas as pessoas legais serão apresentados. A partir daí, o novo funcionário pode detalhar cada perfil para descobrir quem trabalha especificamente com marketing.

O novo funcionário pode ler um pouco sobre o advogado e depois tocar em sua foto para se conectar instantaneamente a ele por telefone ou e-mail. Melhor ainda, o novo contratado pode ver onde o advogado está localizado para se aproximar e se apresentar pessoalmente.

Outra maneira de o software beneficiar novos contratados é ajudando-os a colocar rostos nos nomes. Como os organogramas podem servir como um diretório de fotos de funcionários, incluem fotos, os novos contratados podem digitar um nome e instantaneamente ver sua foto. Isso pode ser útil antes e depois das reuniões e para aprender os nomes dos membros da equipe rapidamente.

Envolver funcionários remotos

A força de trabalho de hoje é muito diferente de uma década atrás. O trabalho diretamente do home office só vem crescendo, e mais empresas estão permitindo que os funcionários trabalhem remotamente ou tenham uma estrutura de força de trabalho dispersa. Esses funcionários raramente podem andar no escritório corporativo, dificultando a sensação de fazer parte da equipe.

Embora as empresas que oferecem ambientes e horários de trabalho flexíveis tenham maior probabilidade de atrair trabalhadores de alta demanda, pode ser um desafio ajudá-los a se conectar com colegas de trabalho. O software de organograma é uma das maneiras pelas quais as organizações podem reunir uma equipe virtual.

Como todos os funcionários tem informações detalhadas dos colegas acessíveis a partir de seu dispositivo móvel, eles podem encontrar rapidamente quem eles precisam e se conectar a eles. Eles podem ver suas fotos, ler seus perfis e encontrar detalhes para se conectar em um nível mais pessoal. Ser remoto não significa mais estar sozinho.

Aumentar a produtividade dos funcionários

Os funcionários passam horas todos os dias procurando pessoas e informações. Quando combinado com todos os funcionários por dia, o número de horas desperdiçadas aumenta exponencialmente. Um estudo coloca o número em 2,5 horas por funcionário por semana, procurando pessoas e informações. Isso tem um impacto significativo na produtividade e eficiência.

O software de organogramas ajuda as pessoas a encontrarem quem precisam, mesmo que não tenham certeza de quem estão procurando. Tomemos, por exemplo, uma pessoa em finanças que precisa falar com alguém no RH, mas não tem certeza de quem.

Ao inserir algumas palavras-chave na caixa de pesquisa, semelhante a uma pesquisa no Google, elas podem encontrar rapidamente todas as pessoas no RH que se encaixam nessa descrição. Eles podem aprofundar cada perfil de RH para restringir ainda mais sua pesquisa. Em vez de enviar e-mails ou interromper outras pessoas para solicitar essas informações, elas têm tudo ao seu alcance sempre que precisam.

Melhorar a felicidade e a produtividade dos funcionários

Estudos mostraram que o que torna as pessoas mais felizes não é sua renda, mas relacionamentos e saúde. O local de trabalho está maduro para esses relacionamentos, mas muitos ainda se sentem isolados no trabalho. Até 70% das pessoas dizem que ter amigos no trabalho é o elemento mais crucial para uma vida profissional feliz.

Os CEOs podem causar um impacto significativo na vida de seus funcionários, oferecendo a eles uma plataforma para construir esses relacionamentos. Os organogramas modernos ajudam as pessoas a se conectarem de maneiras que nenhum outro software faz. Ele fornece informações que eles podem usar para serem mais produtivos, mas também detalhes um sobre o outro que ajudam a forjar amizades.

A maioria das organizações que usam esse software gosta de adicionar mais campos pessoais para tornar os perfis mais interessantes. A inclusão de itens pesquisáveis, como animais de estimação, comidas e restaurantes favoritos, o local de férias mais recente, hobbies e / ou interesses, envolve os funcionários de ambos os lados.

As pessoas geralmente gostam de falar sobre si mesmas e contar sua história, enquanto outras gostam de descobrir novos fatos sobre seus colegas de trabalho. Isso também ajuda a preencher lacunas em que os funcionários podem nunca ter tido um motivo para falar. Agora, quando eles podem encontrar interesses e experiências comuns nesses perfis, os funcionários podem iniciar uma conversa que geralmente leva a relacionamentos reais.

Oportunidades de carreira

Outro fator para manter os funcionários felizes envolve oportunidades de crescimento. As oportunidades de crescimento estão entre os três principais fatores que mantêm o conteúdo dos funcionários. O software de organogramas ajuda a todos a descobrir as habilidades que podem não estar disponíveis em seu próprio departamento. O conjunto de talentos se expande repentinamente, dando aos funcionários a flexibilidade de usar seus talentos e habilidades nos departamentos e na empresa.

Tudo começa, no entanto, com a comunicação. Todo funcionário da empresa deve saber o que se espera que eles façam, como sua função contribui para o sucesso geral da empresa e onde eles têm oportunidades de aumentar suas habilidades. As empresas devem definir funções e caminhos individuais de crescimento para dar aos funcionários algo a que aspirar e, em seguida, fornecer educação e treinamento para chegar lá.

Organograma como ferramenta para o crescimento da sua empresa

Quando as empresas podem envolver seus funcionários, conectá-los entre si de maneiras profissionais e pessoais, e ajudá-los a serem mais produtivos, é incrível o que pode acontecer. Se você ainda não viu o que os organogramas modernos podem fazer, vale a pena pesquisar para descobrir seus muitos benefícios.

Como vocês usam organogramas? Quais são os casos em que acham eles mais práticos?

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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