Otimizando seu escritório para a produtividade

Em Motivação no trabalho por André M. Coelho

Seu escritório é uma bagunça. Você mal sabe onde coloca seus papéis. Seu computador, pior ainda. Sua área de trabalho parece mais um bloco de carnaval, com tantas cores e formas diferentes. Suas tarefas atrasam, você perdeu as contas de quantos arquivos já perdeu e teve de refazer nessa zona.

Acho que é hora de você rever sua organização. Mas como fazer isso?

Um ambiente desorganizado reflete a mente de uma pessoa confusa. Muitos dos casos de desorganização começam em casa devido a exaustão, stress e até o burnout. Outros podem começar por problemas emocionais e/ou financeiros. E alguns casos, a minoria, por pura falta de costume.

Leia também

Me diga: em um ambiente como esse, como você conseguirá relaxar e curtir momentos de calmaria antes do stress no trabalho? (Fonte: matthewmatt.wordpress.com)

Alguns passos podem ser seguidos para guiar os desorganizados. Tentaremos resumir alguns deles aqui.

O primeiro passo: sua casa

Pergunte a uma amiga ou algum conhecido que seja muito organizado: minha casa é bagunçada? Se a resposta for sim e você não sabia disso, precisa mudar alguns hábitos.
Comece sempre pelo lugar em que você passe a maior parte do tempo em seu lar. Pode ser a sala, o quarto, cozinha, varanda. Veja tudo que está fora do lugar e é superficial para o ambiente, não servindo nem como decoração.

Guarde documentos em uma pasta. Papéis que você não precisa, jogue fora. Guarde roupas nos armários. Leve para uma gaveta todos apetrexos eletrônicos que você não usa. Esconda os fios de sua casa. Arrume as lâmpadas estragadas.

Você vai perceber que pode até precisar pintar as paredes de casa para que ela fique mais limpa.

O importante é deixar o ambiente mais limpo possível. Isso é uma dica com base científica. Estudos mostram que ambientes contendo muita informação (objetos, pessoas etc) são naturalmente estressantes. Chegar em casa e ver tudo organizado te deixará muito mais leve.

O segundo passo: seu trabalho

Você é daqueles qur adora enfeitar sua mesa com fotos, brinquedos, lembrancinhas e afins? Passe a limitar a quantidade. Você pode até trocar todo mês, mas, a não ser que você seja alguém que precise desses objetos para seu trabalho, eles podem esperar um mês em uma gaveta para voltar a vida.

Para aqueles que passam o dia no computador: organize suas pastas por assuntos, datas e ano. Arquive documentos antigos. Mais importante, faça um backup físico e um na nuvem. Programas como crashplan ou dropbox são muito usados para este trabalho.

Classifique as pastas por assuntos e mantenha em sua sala apenas documentos e papéis que você usa frequentemente. Tente ao máximo banir o uso de papel em sua rotina e use o computador. Se seus amigos de trabalho insistem no papel, escaneie tudo que eles mandam e arquive o original longe do seu espaço de trabalho.

Este é um exemplo de ambiente de trabalho bem organizado. Ainda existem muitos itens neste ambiente, muita informação. Mas a forma que estão organizados deixa espaço suficiente para a produtividade. (Fonte: traceyscleaning.com)

O terceiro passo: a otimização do espaço

Com o tempo de uso do novo ambiente, você vai ver que mais coisas que imaginava são desnecessárias. Alguns processos são ineficientes e devem ser modificados ou banidos completamente do local de trabalho.

Esta etapa é a que demanda mais paciência pois ela depende do tempo e de seu conhecimento do novo ambiente.

O quarto passo: a continuidade da organização

Avalie sua organização constantemente. Veja como e onde você pode melhorar. Tendemos sempre a voltar ao estágio anterior, desorganizado. Por isso devemos ter muito cuidado após executar tudo, modificar nossa rotina e ambiente de convivência.

Otimizar o ambiente de trabalho não é apenas uma escolha. Torna-se um estilo de vida que envolve inclusive melhorias pessoais. As coisas complicadas ficarão muito mais fáceis. E essa simplicidade resultará em ganhos inigualáveis em sua qualidade de vida.

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

Veja também