O que é delegar tarefas? Como fazer?

Em Empreendedor e autônomo! MEI e ME! por André M. Coelho

Se você é um líder de equipe, um empreendedor ou está alguma posição de autoridade similar, a delegação será uma chave importante para maximizar sua produtividade e manter-se saudável durante prazos apertados ou grandes cargas de trabalho. O problema é que muitos empresários e líderes não sabem como delegar efetivamente, ou não estão dispostos a fazê-lo, a menos que sejam obrigados a fazê-lo.

O que é delegar tarefas?

Delegar tarefas é uma habilidade que, como qualquer outra, pode ser aprendida e melhorada ao longo do tempo. Delegar não significa simplesmente entregar uma tarefa para qualquer um realizar. Ela significa entregar uma tarefa a um profissional que será completamente capaz de executá-la com o mínimo de dificuldade possível. Delegar, em outras palavras, significa distribuir as tarefas entre os profissionais que serão capazes de executá-las em tempo hábil e com a melhor qualidade possível nos resultados.

Aprenda como delegar tarefas deixando as coisas saírem de suas mãos

O maior problema que a maioria dos novos chefes e líderes enfrentam é a incapacidade de deixar seu próprio trabalho. Às vezes, eles se sentem tão dedicados a completarem seus próprios trabalhos que se recusam a deixá-los para outras pessoas. Outras vezes, eles temem que ninguém mais tenha as habilidades necessárias para executar o trabalho efetivamente.

Qualquer que seja o caso, sua primeira prioridade precisa ser aprender a deixar as coisas saírem de suas. Comece pequeno, delegando apenas as tarefas menores e gradualmente trabalhando o seu caminho. Conheça melhor a sua equipe e melhore a confiança entre você e seus colegas de trabalho. Faça exame das etapas e saiba que eventualmente você terá que deixar seu trabalho para outros se você quiser que sua equipe seja bem-sucedida.

Estabeleça um sistema de prioridades para delegar as tarefas com sucesso

Como parte do processo de ativação, comece a desenvolver um sistema de prioridade para tarefas. Claro, esse sistema variará com base em sua experiência, sua indústria e os tipos de tarefas que você costuma usar, mas crie pelo menos quatro categorias, de acordo com o grau de esforço que uma tarefa requer e o grau de habilidade. A categoria mais qualificada deve conter tarefas que você mantém para si mesmo, enquanto que as categorias menos qualificadas podem ser atribuídas a outras pessoas. O grau de esforço deve dizer-lhe quais tarefas são mais importantes para delegar. Por exemplo dar a outra pessoa a responsabilidade por uma tarefa de alto esforço e de baixa habilidade irá poupar muito tempo. Estabelecer um sistema de prioridade firme o ajudará a entender a natureza de suas tarefas e delegar de forma eficiente.

Delegar tarefas significa distribuir cada uma delas para obter os melhores resultados e melhorar o desempenho da equipe. (Foto: Task Pigeon Blog)

Trabalhe com os pontos fortes de seus colaboradores na hora de delegar tarefas

Como líder, você terá que aprender as sutilezas dos seus companheiros de equipe. Você deve conhecer os pontos fortes e fracos de cada indivíduo, incluindo suas habilidades atuais e potenciais. Ao delegar, dê uma olhada em sua equipe e atribua tarefas para quem tem o maior número de habilidades relevantes para essa tarefa. Parece uma escolha óbvia, mas muitos líderes delegam a quem tem a carga de trabalho mais leve ou é o mais conveniente. Também é importante ser consistente. Por exemplo, delegar o mesmo tipo de tarefas ao mesmo indivíduo aumentará eventualmente a capacidade desse indivíduo para essas tarefas.

Sempre inclua instruções ao delegar as tarefas

Mesmo que o processo da tarefa pareça óbvio para você, certifique-se de incluir instruções com cada tarefa que você delegar. Se você tiver preferências específicas sobre como a tarefa será realizada, inclua essa informação. Se você tiver um prazo ou marcos rigorosos, é preciso ser claro sobre eles. Incluindo detalhes e instruções diretas irá evitar a maioria das lacunas de comunicação e permitirá que suas tarefas sejam executadas de forma eficaz. É uma estratégia proativa que você e seus funcionários apreciarão.

Não tenha medo de ensinar novas habilidade ao delegar tarefas

Não ter alguém em sua equipe com a capacidade de executar uma determinada tarefa em sua lista não significa que o trabalho não possa ser delegado. A maioria das habilidades pode ser aprendida, algumas mais facilmente do que outras. Por isso não tenha medo de ensinar como parte do processo de delegação. Embora a atribuição de suas primeiras tarefas levará mais tempo do que poupará (uma vez que você precisará treinar seu empregado escolhido), considere isso um investimento. Ao transferir essas habilidades, você estará abrindo a porta para atribuir todas as tarefas similares a esse indivíduo no futuro, economizando mais tempo do que você gastou no ensino.

Confie, mas acompanhe o trabalho que foi delegado

Uma vez que uma tarefa é delegada, confie em seu companheiro de equipe para executá-la em seus próprios termos. Isso permitirá que a pessoa enfrente o trabalho da maneira que ele ou ela sente é melhor. No entanto, não tenha medo de ocasionalmente intervir e verificar se a tarefa está se movendo conforme planejado. Por exemplo, se você delegou uma tarefa há uma semana atrás e que deve ser entregue no dia seguinte, confie em que o seu funcionário esteja em dia, mas envie um e-mail de verificação rápido para garantir que a pessoa não tenha tido qualquer problema. Isso incentiva mais confiança e respeito dentro de sua equipe e ajuda a evitar quebras na comunicação ou na compreensão.

Use os laços de feedback para melhorar a delegação

O feedback é a parte mais importante do processo de delegação, e funciona de ambos os modos. Se seus trabalhadores tiveram um bom trabalho com uma tarefa que você atribuiu, informe-os, agradecendo publicamente e oferecendo elogios genuínos. Se eles não foram bem, não tenha medo de lhes dar uma crítica construtiva. Por outro lado, convide seus trabalhadores para que compartilhem seus pensamentos sobre como você está delegando, pois é uma chance crítica para você determinar se você está fornecendo informações suficientes ou se você está atribuindo as tarefas certas às pessoas certas.

A delegação nem sempre é fácil, e o processo nem sempre é claro, mas quanto mais cedo você começar, mais cedo você desenvolverá a experiência para fazê-lo efetivamente. Perceba que o processo nunca será perfeito, mas aprenda com suas experiências e faça ajustes contínuos para melhorias. E se tiver alguma dúvida, volte aqui nos comentários para que possamos te ajudar.

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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