O que é espelho de ponto?

Em Legislação trabalhista e MTE por André M. Coelho

Para entender a resposta para o que é um espelho de ponto, não é preciso procurar muito. Tecnicamente, um espelho de ponto é um pedaço de papel usado para rastrear o tempo que cada trabalhador gasta em um trabalho. Este método tradicional agora vem em formatos digitais, registros biométricos, entre outras formas.

Os empregadores usam um espelho de ponto para rastrear horas trabalhadas, deixar registrado o momento de entrada, saída, e horário de almoço do trabalhador, além de horas extras e ajustes no processamento da folha de pagamento. Os períodos de pagamento variam de acordo com o empregador.

Qual é o objetivo de um espelho de ponto?

Além de inserir o horário para as horas trabalhadas, um espelho de ponto preenche outros objetivos relacionados aos processos de negócios. O quadro de horários é um método valioso para registrar e acompanhar quanto tempo cada funcionário passa trabalhando.

As horas trabalhadas fornecem informações de relatórios aos supervisores. Eles podem visualizar as horas de trabalho necessárias para posições e tarefas específicas. Essas informações ajudam no agendamento, na atribuição de tarefas e na determinação das necessidades de contratação.

Com seu uso primário para folha de pagamento, os empregadores podem garantir que os funcionários recebam com precisão os valores devidos, além de garantir que os funcionários estão tirando seus horários de almoço na hora certa.

Por que usar um registro de ponto?

A importância do registro de ponto para os funcionários é algo que toda empresa deve considerar. Esse método de rastreamento de tempo estabelece uma sincronização adequada entre o número de funcionários e os níveis de produtividade.

O software para este processo capacita os supervisores a organizar o agendamento sem erros comumente associados aos processos manuais. Os supervisores podem acompanhar o desempenho e tomar decisões departamentais eficazes.

O uso flexível de espelhos de ponto faz mais do que calcular a folha de pagamento. Agora, esse método de rastrear o tempo dos funcionários também é útil para a contabilidade gerencial. Os gerentes podem registrar os horários de início e término das tarefas e identificar os problemas que podem atrasar a conclusão dos projetos. Um detalhamento de cada tarefa também é útil para diferentes projetos.

Um dos principais usos das planilhas de horas é em um ambiente de gerenciamento de projetos. Cada vez mais, os empregadores vêem os benefícios das planilhas de horas para o cálculo de custos e a estimativa de projetos. Além disso, os gerentes podem comparar os custos planejados com os custos reais de diferentes projetos e programas.

Essas informações ajudam nos projetos atuais e planejam os futuros. O conhecimento do desempenho e uso da força de trabalho pode impulsionar a estratégia corporativa. Quer a produtividade dos funcionários diminua ou eles estejam se dedicando ao trabalho não lucrativo, os gerentes terão uma visão clara com as informações coletadas em um sistema de rastreamento de tempo.

Outra função é também identificar problemas pontuais, como atrasos, e identificar os possíveis motivos desses atrasos. Outro uso também inclui o banco de horas, onde o funcionário poderá computar horas extras para depois pedir dias de folga correspondente às horas trabalhadas.

Faça o espelho de ponto corretamente e entenda a importância desse documento no ambiente de trabalho. (Foto: divulgação)

Como funciona a folha de ponto?

O processo de folha de ponto é possivelmente a tarefa menos fascinante em qualquer empresa. Apesar da compensação monetária em anexo, poucos funcionários gostam de incorporar a entrada e a saída do relógio em seus dias de trabalho. Isso explica os objetivos de design dos programas de software eletrônico que envolvem um pequeno número de cliques para concluir.

Antes de as empresas começarem a usar espelhos de ponto, os períodos de tempo são definidos no sistema. A maioria possui um módulo de autoatendimento para que os funcionários insiram seu tempo depois que os supervisores configuram os parâmetros. Estes podem incluir as categorias semana de trabalho, horas de turno e horas extras. Depois que esses parâmetros são definidos, cada funcionário recebe informações de login.

Tarefas administrativas também fazem parte do quadro de horários eletrônico. Feriados, horas de treinamento e projetos administrativos, por exemplo, podem fazer parte do sistema. Isso depende em grande parte das necessidades do empregador.

Os funcionários inserem as horas em que trabalham antes de enviá-lo para aprovação no final de cada período de pagamento. Os campos personalizados permitem que eles digitem tempo para tarefas, projetos e atividades específicos. Depois de inserir o horário, os funcionários enviam sua planilha de horas para o supervisor para aprovação.

Supervisores, gerentes de projeto ou representantes de clientes podem ter autoridade de aprovação. Eles analisam o tempo inserido e aprovam ou rejeitam os quadros de horários. Qualquer quadro de horários rejeitado é enviado de volta a um funcionário para correção. As planilhas de horas aprovadas são encaminhadas para o processamento da folha de pagamento.

Uma vez aprovado, o gerenciamento pode continuar a usar os dados para diversas finalidades. Alguns desses exemplos incluem:

Faturamento para clientes
Calcular os custos de mão de obra
Acompanhar a produtividade
Monitorar projetos
Criar orçamentos de departamento
Previsão de necessidades futuras
Determinar lucro

Empresas que usma o ponto eletrônico podem automatizar esse processo e obter relatórios mais exatos e automatizados.

Planilhas eletrônicas para centralizar as informações

Alguns empregadores ainda podem questionar o que é um quadro de horários e seu propósito com os contratados. Normalmente, os contratados não estão sujeitos às mesmas regras que os funcionários regulares. Manter o controle do tempo que eles trabalham para as empresas pode seguir um caminho não convencional.

No entanto, as empresas precisam garantir que estão pagando os contratados corretamente. Espelhos de ponto são uma maneira de evitar informações ilegais ou perdidas relacionadas a essas posições. Mesmo quando os contratados trabalham sazonalmente ou em vários locais, um módulo de rastreamento de tempo centralizado pode ajudar a garantir dados de folha de pagamento precisos.

É preciso, de qualquer maneira, que as folhas de ponto sejam impressas, verificadas e assinadas pelo empregador e empregado, garantindo que tudo esteja em dia. Uma verificação diária ou semanal é recomendada, para evitar que problemas se acumulem ao longo do mês.

https://youtu.be/FPyhd0ls1dQ

Folhas de ponto progrediram desde os dias de apenas fornecer detalhes da folha de pagamento. A mesma informação usada para pagar funcionários de forma justa é tão útil para o desenvolvimento de estratégias de negócios. Desde o software de quadro de horários na Web até o software de quadros de horários, as soluções de ponto eletrônico ajudam as empresas a gerenciar as horas de trabalho e a folha de pagamento.

Como vocês fazem o controle de ponto em suas empresas? Quais estratégias funcionam?

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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