Redução de custos operacionais e administrativos nas empresas é possível?

Em Aconteceu na empresa por André M. Coelho

Em uma economia incerta, quando cada centavo conta, mesmo o menor aumento na receita ou redução nas despesas pode ter um impacto sobre a rentabilidade da empresa. A boa notícia é que não é necessário fazer uma reestruturação completa da empresa para fazer as contas fecharem no verde. É muitas vezes algo simples, passos de bom senso que melhoram o desempenho da empresa em relação aos custos operacionais e administrativos, reduzindo esses gastos. Vamos ver quais são os meios pelos quais essas reduções se tornam possíveis.

Como reduzir custos operacionais de uma empresa: fornecedores

Economize dinheiro em suprimentos entrando em contato com fornecedores para informá-los que você está comparando custos. Pesquise fora da sua gama de fornecedores tradicionais. Grandes fornecedores podem frequentemente bater os preços tradicionais do seu fornecedor tradicional. Portanto, é válido tentar esse primeiro meio para corta custos.

Redução de custos nas empresas: produção

Como proprietário ou gerente de uma empresa, você está sempre procurando maneiras de cortar custos em materiais e otimizar seus recursos. Algumas sugestões são válidas para este momento.

Tente vender materiais que sobram da sua produção, como metais, plásticos, e papelção, em vez de enviá-los para o lixo. Vale também considerar maneiras de usar seus resíduos para criar outros produtos.

Certifique-se de que você está recebendo o máximo de sua propriedade real de produção. Centralize ou consolide o espaço necessário para a produção. Alugue espaços não utilizados para outro negócio ou indivíduo. O espaço pode ser tão pequeno quanto um escritório ou tão grande quanto um espaço de armazém.

Acompanhe e meça a eficiência operacional do seu negócio, a fim de ajustar e otimizar o uso dos recursos disponíveis. Defina parâmetros de desempenho que reflitam seus objetivos de eficiência e ofereçam incentivos quando esses objetivos forem atingidos. Por exemplo, você pode estabelecer como meta fabricar produto X gastando 5% menos em material, ou fornecer o serviço Y sendo 10% mais eficiente no tempo. Lembrando que, no caso de empresas, tempo realmente é dinheiro, e um recurso que deve ser muito bem administrado.

Empresas devem otimizar seus custos constantemente para poder aumentar os lucros e investimentos. Pode parecer difícil no começo, mas depois que a redução de custos administrativos e operacionais começar, o empresário e seus gerentes terão maior facilidade em ver onde estão ocorrendo os desperdícios. (Foto: Business Blogger Make Money for Blog)

Redução de custos administrativos: custos financeiros

Olhe para suas apólices de seguro e contas de pessoa jurídica. Veja onde dá pra economizar, comparando os custos em diferentes instituições. Busque por taxas mais competitivas. Em seguida, peça ao seu banco ou seguradora atual para cobrir essa taxa.

Consolide apólices de seguro ou contas bancárias, se possível, em uma só. Aproveite para avaliar as apólices de seguro para se certificar de que você não está com seguros que não precisa.

Não assuma dívidas desnecessárias para seu negócio, como tomar empréstimos antes de avaliar financeiramente sua empresa. Faça uma análise de custo-benefício completa e previsões futuras ao considerar a expansão do negócio. Considere os custos de oportunidade e o efeito dos pagamentos da dívida sobre o fluxo de caixa. O excesso de dívida afeta a qualidade da empresa, as taxas de juros e a capacidade de contrair empréstimos no futuro.

Ideias inovadoras para reduzir custos: modernize seu marketing

Naturalmente, você não quer eliminar a publicidade que já está funcionando. No entanto, pode valer a pena dar uma olhada em algumas alternativas mais baratas.

Crie uma lista com emails de clientes e implemente um programa de referência. Uma recomendação de um cliente atual é muito mais provável de resultar em uma venda do que o marketing tradicional.

Trabalhe mais com o marketing em rede de contatos, e anuncie menos. Os clientes são mais propensos a contratar um negócio com alguém que foi recomendado ou que já conhecem.

Reduza os custos de marketing fazendo mais em casa, fazendo mais uso das mídias sociais, internet, e reduzindo um pouco o marketing tradicional. Não reduza completamente as mídias tradicionais, pois isso será um grande risco, mesmo que seu negócio seja apenas online.

Reduzir custos e aumentar a produtividade: estratégias de gestão de tempo

Otimizar a produtividade efetivamente reduz o custo de fazer negócios. Lembre-se, desperdício de tempo equivale a dinheiro desperdiçado. Minimize distrações, limitando o acesso a desperdiçadores de tempo. Use bloqueadores de mídias sociais no trabalho, ou proíba o uso de smartphones durante o expediente.

Utilize softwares ou aplicativos para monitorar o tempo gasto pelos funcionários em diferentes tipos de atividades de trabalho ou projetos. Peça autorização aos funcionários para isso, no entanto, por escrito. E deixe claro que não é pra demitir ninguém, isso é um processo para ajudar a otimizar o tempo de trabalho na empresa, vendo onde estão sendo gastos a maior parte do tempo disponível.

Defina expectativas para um período razoável de tempo para concluir certos tipos de atividades ou tarefas. Ofereça incentivos para atender ou superar essas expectativas.

Programe atividades de negócios e incentive os funcionários a aderir ao horário diário ou semanal.

Programe um bloco predeterminado de tempo para reuniões. Deixe claro que você espera que os participantes sejam pontuais, que estejam atentos à agenda e encerrem na hora marcada.

Como reduzir custos fixos na empresa: aproveite a tecnologia

Reduza os custos de negócios operando de forma virtual sempre que possível. As reuniões virtuais ajudam a minimizar as despesas de viagem e os escritórios virtuais podem eliminar a necessidade de espaços físicos. Embora certamente você não vai querer eliminar o contato pessoal completamente, salve seu tempo para os casos em que é mais benéfico.
Centralize os documentos da empresa na nuvem e elimine completamente o uso de papel.

No caso de automatização de tarefas na empresa, é bom dar uma chance aos funcionários que executavam essas tarefas antes. Isso significa inseri-los em cursos de capacitação para novos cargos, já que seus postos serão substituídos por máquinas. Cortar custos não significa que você tem que demitir as pessoas. Significa que você tem que ser também inteligente com seus recursos humanos, e os profissionais nos quais você investiu.

Reduza os custos limitando o foco

Como um proprietário da empresa, estreitar o foco do negócio pode ser uma das estratégias as mais eficazes para melhorar seu negócio. Ao limitar os tipos de serviços que você oferece e os projetos que aceita, você será mais produtivo e produzirá um trabalho de qualidade superior.

Outra maneira de reduzir o foco do seu negócio é através da terceirização. Em vez de afastar negócios, maximize sua capacidade terceirizando tarefas sempre que possível. Mais projetos significam mais receitas, e a terceirização resulta em custos mais baixos. O resultado é uma melhor margem de trabalho, com menores custos.

Aproveite ao máximo seu espaço de trabalho

Analise seu uso atual do espaço físico. Armazenamento cheio, suprimentos demais, pilhas de arquivos de papel e organização ineficiente de móveis e equipamentos são desperdícios de espaço comuns.

Consolide ou centralize as diferentes funções ou departamentos de sua empresa. Use espaços para propósitos duplos. Uma sala de reuniões que funciona como uma sala de descanso ou uma sala de armazenamento que contém copiadoras, por exemplo. As oportunidades vão variar dependendo da natureza do seu negócio.

Maximize o uso das habilidades dos seus funcionários

Avalie o uso atual da experiência e das habilidades dos empregados. Dê responsabilidades aos funcionários com mais habilidade e eficiência nessas áreas. Muitas vezes é necessário que uma pessoa seja responsável por uma variedade de tarefas, mas considere trocar algumas dessas tarefas para outra pessoa que demonstre maior eficiência.

Foco na qualidade da empresa para reduzir custos

Qualidade vende. Clientes satisfeitos aumentam as vendas através de referências e repetem as compras. Maior qualidade e uma reputação sólida permitem que você cobre preços mais elevados, o que equivale a uma maior receita e uma empresa com mais saúde financeira.

O que você faz bem já para economizar? O que você pretende melhorar na sua empresa para reduzir custos?

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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