Vale combustível, como funciona?

Em Motivação no trabalho por André M. Coelho

Trabalhar em campo significa que há uma necessidade muito maior de se organizar, transportar todo o equipamento necessário e se preparar com antecedência para as reuniões. Este artigo analisa como funciona um cartão de combustível da empresa e os benefícios para a empresa e seus funcionários.

Quer você seja responsável pela distribuição e entrega ou desempenhe uma função na gestão de vendas e relacionamento, estar presente significa que você precisará abastecer seu veículo para fins comerciais.

Existem várias maneiras de gerenciar a contabilidade por trás disso, algumas mais onerosas do que outras. Uma opção que oferece vantagens tanto para a empresa quanto para o funcionário é o uso do cartão de combustível da empresa, seja ele um benefício para o funcionário ou uma facilitação da contabilidade da empresa.

Vale combustível: como funciona?

Se você nunca usou um vale combustível antes, pode não ter certeza de como funciona, mas na prática é extremamente fácil.

Sua empresa emite um vale combustível que você entrega no lugar de um cartão de crédito ou dinheiro ao pagar o combustível.

Um equívoco comum é que você pode estar limitado às estações que pode usar. Embora nem todos os postos de gasolina estejam no esquema de cartão de combustível, um grande número está. Se quiser saber onde fica o ponto de reabastecimento mais próximo, você pode usar um localizador de sites online ou aplicativo de smartphone para rastrear o mais próximo.

Na prática, você nunca estará tão longe de um posto que aceita um vale combustível.

Vamos agora dar uma olhada por que eles são tão populares entre os funcionários.

Porque usar o beneficio combustível?

Conforme mencionado acima, quando precisar abastecer, basta entregar o cartão de combustível para efetuar o pagamento.

Não há necessidade de portar cartão de crédito, dinheiro ou qualquer outro meio de pagamento; o cartão de combustível é o único pedaço de plástico de que você precisa para encher o tanque.

A empresa do cartão de combustível cobrará sua empresa diretamente com uma fatura de grupo para compras de todos os motoristas, portanto, é uma opção descomplicada para todos os envolvidos. Assim, não é necessário guardar recibos para o reembolso dos valores de combustível.

No caso do vale combustível como benefício, pode ajudar a atrair mais talentos para sua empresa. E se você tem um programa de incentivo aos funcionários compartilharem veículos para o transporte para a empresa, pode ser até uma maneira de economizar no pagamento de vales transporte.

O vale combustível é um benefício que a empresa pode oferecer aos funcionários para pagar o combustível dos veículos. (Foto: fuelGenie)

Menos papelada com a ajuda combustível

Os custos com combustível são algo que muitas vezes preocupa empresas que dependem dos transportes dos funcionários. E a papelada dá muitos problemas.

Sem o uso de um cartão de combustível da empresa, os funcionários são obrigados a manter uma papelada que mostra quanto eles gastaram e com tudo. Isso normalmente significa ter que manter os recibos ultrapassados dos postos de combustível, um inconveniente e uma dor de cabeça administrativa.

Como os fornecedores de cartão de combustível enviam faturas detalhadas aos empregadores, não há necessidade de guardar os recibos, eliminando a necessidade dos funcionários de manter mais papelada.

Não há necessidade de pagar custos adiantados no vale combustível

Dependendo de como sua empresa gerencia o reembolso de despesas, ter que pagar os custos de combustível antecipadamente pode ser um negócio caro.

Mesmo se seu empregador reembolsar as despesas imediatamente, ainda haverá um atraso inevitável enquanto você entrega a papelada e a processa. Isso deixa você fora do bolso enquanto espera que sua reivindicação seja tratada.

Muitas empresas maiores processam despesas uma vez por mês; se você dirige regularmente na estrada, isso significa que você sempre estará fora do bolso, esperando que seu empregador devolva o dinheiro que você foi forçado a pagar para poder fazer seu trabalho.

Um vale combustível significa que você não precisa apresentar relatórios de despesas e não precisa usar seu próprio dinheiro para subsidiar os custos do seu empregador até que eles o reembolsem.

Cuidados com o vale combustível

Infelizmente, existem alguns funcionários que usam o sistema de despesas como uma forma de tentar arrancar mais dinheiro do empregador.

Isso significa que, se você enviar uma declaração de despesas, poderá enfrentar muitas perguntas sobre exatamente o que pagou, quando e por quê. Isso pode ser extremamente cansativo, principalmente se for parte integrante do seu trabalho, e lembrar exatamente por que a reclamação deste mês é maior do que no mês passado pode ser um aborrecimento sem a qual você pode passar.

Com uma conta de vale combustível, seu empregador será faturado diretamente e verá exatamente onde você parou para abastecer, quanto pagou e em que data e hora. Não há perguntas irritantes para você responder, pois tudo é documentado e fornecido diretamente pelo fornecedor do cartão de combustível.

Como funcionam os vales combustível: um resumo

Os vales combustível são uma forma flexível de os empregadores administrarem seus custos, mas não se engane; eles também oferecem enormes benefícios aos funcionários. Evitando a necessidade de manter a papelada, fazer reclamações demoradas ou até mesmo cobrir os custos do seu próprio bolso, um vale combustível é a opção sensata para qualquer negócio.

Dúvidas? Deixem nos comentários suas perguntas e iremos responder!

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

Veja também